Registro de servicios VTC: qué comunicar antes del viaje

Quién comunica el servicio y desde cuándo

La obligación del artículo 1 recae en los titulares de autorizaciones de arrendamiento de vehículos con conductor. Para organizar el trabajo, conviene distinguir quién recibe la reserva, quién asigna el vehículo y quién efectúa la comunicación: repartir esas tareas en la oficina no cambia a quién identifica la norma como obligado. El plazo se refiere al inicio de cada servicio concreto, no al cierre del turno ni al final del día. Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana — Real Decreto 785/2021.

El Real Decreto 785/2021 entró en vigor el 3 de octubre de 2021. La Resolución de 26 de octubre de 2021 de la Dirección General de Transporte Terrestre fijó el funcionamiento del registro de comunicaciones de servicios VTC, o RVTC, desde el 1 de febrero de 2022, para los servicios que comenzaran desde esa fecha. Son dos hitos distintos: la entrada en vigor del decreto y la puesta en funcionamiento del registro. Dirección General de Transporte Terrestre — Resolución de 26 de octubre de 2021.

Qué datos preparar para cada comunicación

Esta lista resume el artículo 1 del Real Decreto 785/2021. La usamos para separar los datos que exige la comunicación de otros que pueden resultar útiles para gestionar el traslado: Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana — Real Decreto 785/2021.

• Arrendador e intermediario: nombre y NIF. Conviene comprobar que la identificación corresponde a quien interviene en el servicio, sin sustituirla por la del pasajero.
• Celebración del contrato: lugar, fecha y hora. La hora en que se celebra el contrato y la hora prevista de recogida representan hechos distintos.
• Inicio del servicio: lugar, fecha y hora. Deben poder distinguirse de los datos de contratación al revisar la reserva.
• Finalización del servicio: lugar y fecha. El lugar puede omitirse cuando el contrato indique expresamente que el cliente lo determinará libremente durante el servicio.
• Vehículo: matrícula. Revisarla junto con la asignación permite detectar que la ficha del servicio y el coche previsto ya no coinciden.
• Recorrido con inicio y final en el mismo lugar: el decreto contempla el punto más alejado del itinerario, pero limita este requisito al período transitorio del Real Decreto-ley 13/2018. No lo presentamos como una obligación permanente.

Por qué no se incluyen los datos del pasajero

El preámbulo del Real Decreto 785/2021 explica que el Tribunal Supremo anuló la previsión anterior que incluía datos personales de los usuarios, al considerar desproporcionado ese tratamiento. La relación actual de datos de comunicación deja fuera a los usuarios del servicio. No hay que trasladar automáticamente al RVTC toda la información que el cliente haya facilitado para organizar su viaje. Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana — Real Decreto 785/2021.

En la práctica, recomendamos revisar por separado la ficha operativa y los campos destinados a la comunicación administrativa. Un teléfono de contacto puede servir a la oficina para coordinar una recogida, pero eso no lo convierte en un dato que deba enviarse al registro. Esta separación es una recomendación de organización; no añade nuevos campos legales a la lista anterior.

Cómo organizar el envío antes de la salida

La resolución de la DGTT contempla una aplicación web en la sede electrónica del Ministerio y un servicio web para los programas de las empresas. A la aplicación se accede mediante Cl@ve o certificado. Pueden acceder los titulares de autorizaciones y sus representantes acreditados. El servicio web requiere alta previa y un certificado de representante de persona jurídica: disponer de un programa de reservas no supone disponer de esa conexión. Dirección General de Transporte Terrestre — Resolución de 26 de octubre de 2021.

Como procedimiento interno, proponemos revisar los datos del contrato, comprobar el vehículo asignado y encargar la comunicación a una persona identificada antes del servicio. Después, relacionar la información disponible del envío con la reserva ayuda a localizarla sin reconstruir el turno a partir de mensajes. Esta propuesta organiza el trabajo; no presupone un formato concreto de justificante ni sustituye las instrucciones del registro.

Si cambian el vehículo, el horario o el destino, hay que consultar el procedimiento vigente de modificación o cancelación del RVTC. Los textos revisados para esta guía no resuelven cómo se tramitan esos cambios. No podemos afirmar que editar la reserva interna actualice una comunicación ya enviada, ni describir una corrección automática que las fuentes no acreditan.

Qué infracciones recoge la Ley 13/2021

La Ley 13/2021 añadió el artículo 140.39 a la LOTT. Entre las infracciones muy graves figura iniciar un servicio sin que el titular haya comunicado electrónicamente los datos al registro de la DGTT, en el apartado 39.2. La propia ley condicionó la aplicación de ese apartado a que el registro estuviera efectivamente operativo. El riesgo no se limita a tener una ficha incompleta: también importa cuándo se comunica. Boletín Oficial del Estado — Ley 13/2021.

El texto incluye circular buscando o recogiendo clientes sin contratación previa, iniciar servicios sin la precontratación exigida y circular sin la documentación requerida y la hoja de ruta, o no mostrarlas a la inspección. No ofrecemos importes de multas: la documentación utilizada no permite construir aquí una tabla de sanciones económicas. Tampoco deducimos de esa enumeración un tiempo mínimo de precontratación idéntico para toda España. Boletín Oficial del Estado — Ley 13/2021.

Cataluña: un ejemplo que exige una revisión propia

El Decreto-ley 9/2022 de Cataluña establece en su artículo 7.3 un mínimo de 15 minutos entre la contratación y la prestación efectiva del servicio. El artículo 7.6 permite que los entes locales amplíen ese intervalo. Además, el artículo 7.4 considera captación de viajeros mostrar mediante geolocalización vehículos disponibles antes de contratar y prohíbe esa práctica. No trasladamos estas condiciones a otras comunidades autónomas. Generalitat de Catalunya — Decreto-ley 9/2022.

Su disposición adicional primera exige comunicar electrónicamente cada servicio, antes de iniciarlo, a un registro de la Generalitat. Los entes locales pueden crear un registro propio o acceder al de la Generalitat. El artículo 11.o califica la falta de comunicación como infracción muy grave. Antes de cerrar el procedimiento de una empresa, conviene verificar qué registro y qué condiciones territoriales le corresponden; no damos por hecho que una sola comunicación cubra cualquier ámbito. Generalitat de Catalunya — Decreto-ley 9/2022.

Conservación y hoja de ruta: lo que sigue abierto

La antigua redacción del artículo 24 de la Orden FOM/36/2008, dada por la Orden FOM/2799/2015, exigía conservar la hoja de ruta y la copia del contrato del arrendador durante un año desde la celebración del contrato. Ese antecedente no permite anunciar un plazo actual de un año para todos los datos del RVTC. Ni el Real Decreto 785/2021 ni la resolución de 2021 establecen un plazo de conservación en los textos revisados. Ministerio de Fomento — Orden FOM/2799/2015. Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana — Real Decreto 785/2021.

El Real Decreto 785/2021 suprimió los artículos 23 y 24 de aquella orden, con una disposición transitoria vinculada al funcionamiento del registro y a la reforma del régimen de infracciones. Sin embargo, el artículo 140.39.6 de la LOTT sigue mencionando la hoja de ruta. No resolvemos esa relación mediante una inferencia: el estado actual de esa documentación y lo que debe mostrarse exactamente en una inspección en carretera quedan pendientes de confirmación. Ministerio de Transportes, Movilidad y Agenda Urbana — Real Decreto 785/2021. Boletín Oficial del Estado — Ley 13/2021.

Por eso recomendamos confirmar con la Administración competente el plazo aplicable y la documentación exigible antes de fijar una política de archivo o destrucción. La conservación de datos en el registro público y la conservación de los documentos propios de la empresa son preguntas distintas. Esta guía no establece un plazo para ninguna de ellas ni afirma que el envío electrónico elimine cualquier obligación documental a bordo.

Errores que conviene evitar en la oficina

• Confundir reserva guardada y servicio comunicado. Revisar una ficha en el CRM no demuestra que el registro haya recibido los datos.
• Dejar el envío para después del traslado. La regla estatal sitúa la comunicación antes del inicio de cada servicio concreto.
• Añadir datos del pasajero por precaución. La comunicación prevista excluye los datos de los usuarios; copiar toda la ficha no es una comprobación útil.
• Convertir una regla regional o antigua en una regla nacional vigente. Los 15 minutos del ejemplo catalán y el antiguo año de conservación requieren contextos distintos.

Qué aportamos con TransferCRM

Con TransferCRM reunimos los detalles de reservas y servicios, las marcas de tiempo y la asignación de conductor y vehículo por trayecto, además de ofrecer exportaciones. Esa información ayuda a preparar y revisar el trabajo de la oficina. No presentamos comunicaciones en registros públicos, incluido el RVTC. Un registro operativo o una exportación de TransferCRM no equivalen a una comunicación administrativa ni acreditan por sí solos el cumplimiento normativo.

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