Polityka prywatności

1. Administrator i podmiot przetwarzający

TransferCRM prowadzi Special Services, Skrzynka 7a, 32-410 Dobczyce, Polska (NIP: PL 6793148834). Jesteśmy administratorem danych kont naszych klientów — imion, nazwisk i adresów e-mail właścicieli i pracowników, danych firmy do faktur oraz danych subskrypcji i płatności — a także danych osób odwiedzających naszą stronę i korespondencji z naszym wsparciem.

Dla danych, które nasi klienci wprowadzają o swoich pasażerach, klientach i kierowcach, administratorem jest firma klienta, a my jesteśmy podmiotem przetwarzającym: przetwarzamy je wyłącznie na jej polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Pasażerów, klientów i kierowców firmy przewozowej prosimy o kierowanie wniosków dotyczących ich danych do tej firmy; wniosek, który trafi do nas, przekazujemy jej.

2. Zbierane dane

Zbieramy tylko dane niezbędne do świadczenia usługi:

• Dane konta: imię, email, nazwa firmy, hasło (zaszyfrowane)
• Dane biznesowe: zlecenia, klienci, kierowcy, pojazdy, trasy oraz akceptacje ofert (nazwisko, podpis, adres sieciowy, urządzenie)
• Dane płatności: przetwarzane bezpiecznie przez Stripe (nie przechowujemy numerów kart)
• Dane o użytkowaniu: czasy logowania, użycie funkcji, typ przeglądarki
• Pliki cookie: sesyjne (niezbędne), preferencji (język, motyw)

3. Cel przetwarzania

Przetwarzamy dane w celu świadczenia i ulepszania usługi TransferCRM, komunikacji dotyczącej konta, zapewnienia bezpieczeństwa oraz wypełnienia obowiązków prawnych.

4. Okres przechowywania

Jak długo przechowujemy dane:

• Dane konta — przez cały czas istnienia konta. Gdy subskrypcja wygaśnie i nie zostanie odnowiona, konto zostaje zamrożone: nic nie jest usuwane, a konto można ponownie aktywować, wykupując subskrypcję.
• Usunięte konta — gdy właściciel usunie konto firmy, wszystkie jej dane są trwale usuwane 30 dni po złożeniu wniosku. Do tego czasu usunięcie można anulować linkiem wysłanym e-mailem, a tydzień przed tą datą wysyłamy przypomnienie.
• Kopie zapasowe — szyfrowane kopie podlegają rotacji i są nadpisywane w ciągu 12 miesięcy.
• Pozycje kierowców — pozycje GPS zapisane przez aplikację kierowcy są usuwane po 60 dniach.
• Logi doręczeń — zapis wysłanego maila lub SMS-a wraz z adresem albo numerem odbiorcy przechowujemy przez 365 dni, po czym jest usuwany. Usunięcie zlecenia od razu kasuje wiadomości wysłane w jego sprawie.
• Nasze faktury — faktury, które wystawiamy naszym klientom, przechowujemy tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe.
• Akceptacja Regulaminu i umowy powierzenia — zaakceptowany tekst, strony, osoba akceptująca, data oraz adres IP i urządzenie są przechowywane przez sześć lat od końca roku, w którym dane firmy zostały usunięte, w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 lit. e RODO).

5. Twoje prawa (RODO)

Na mocy RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu — żądanie kopii swoich danych osobowych
• Prawo do sprostowania — poprawienie nieprawidłowych danych
• Prawo do usunięcia — żądanie usunięcia danych
• Prawo do przenoszenia danych — eksport danych w standardowym formacie
• Prawo do sprzeciwu — sprzeciw wobec określonych rodzajów przetwarzania

6. Bezpieczeństwo

Stosujemy standardowe środki bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie TLS, hashowanie haseł, izolację danych najemców, kontrolę dostępu opartą na rolach oraz regularne audyty bezpieczeństwa.

7. Lokalizacja przechowywania danych

Nasze serwery znajdują się we Frankfurcie nad Menem, Niemcy (UE), i są obsługiwane przez Hostinger International Limited; kopie zapasowe również przechowujemy w Unii Europejskiej. Jeśli dostawca przetwarza dane poza UE/EOG, przekazanie opiera się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. Ramy ochrony danych UE–USA) lub na standardowych klauzulach umownych; lista poniżej podaje zabezpieczenie dla każdego podmiotu podprzetwarzającego.

8. Kto otrzymuje dane kont naszych klientów

Przy danych, których jesteśmy administratorem (punkt 1), korzystamy wyłącznie z:

• Stripe — obsługuje płatności za subskrypcje, które firmy wnoszą na naszą rzecz. Dane karty trafiają bezpośrednio do Stripe i tam pozostają; nigdy nie widzimy ani nie przechowujemy numeru karty.
• Hostinger International Limited — hostuje nasze serwery we Frankfurcie nad Menem, Niemcy (UE).
• Własny serwer poczty działający na naszych serwerach — wysyłamy e-maile bez zewnętrznego dostawcy poczty.

9. Podmioty podprzetwarzające

Ci dostawcy pomagają nam przetwarzać dane, które nasi klienci wprowadzają o swoich pasażerach, klientach i kierowcach. To ta sama lista, do której odsyła umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

10. Dane konta Google (Kalendarz i Gmail)

Połączenie konta Google z TransferCRM jest opcjonalne i zawsze inicjujesz je samodzielnie. Prosimy o najwęższe zakresy uprawnień, jakich wymagają włączone funkcje:

• openid, email — aby pokazać, które konto Google jest połączone, i użyć go jako tożsamości nadawcy.
• calendar.events — aby tworzyć, aktualizować i usuwać wpisy w kalendarzu odpowiadające Twoim zleceniom transferowym. Nigdy nie odczytujemy ani nie zmieniamy niepowiązanych wydarzeń.
• gmail.send — aby wysyłać potwierdzenia rezerwacji i inne wiadomości transakcyjne z Twojego własnego adresu. Ten zakres pozwala wyłącznie wysyłać: nie daje możliwości czytania, przeszukiwania ani usuwania poczty.

Wykorzystanie i przekazywanie przez TransferCRM informacji otrzymanych z interfejsów API Google jest zgodne z zasadami Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use. Dane uzyskane w tych zakresach służą wyłącznie do realizacji funkcji, które włączyłeś. Nigdy ich nie sprzedajemy, nie używamy do reklam ani profilowania, nie trenujemy na nich modeli AI ani uczenia maszynowego i nie udostępniamy ich stronom trzecim poza tym, czego wymaga działanie funkcji lub przepisy prawa. Google API Services User Data Policy

Dane uzyskane przez interfejsy API Google nigdy nie są przekazywane do usług AI ani uczenia maszynowego i nie są wykorzystywane do trenowania żadnych modeli.

Konto Google możesz odłączyć w każdej chwili w Ustawienia → Integracje albo cofnąć dostęp na myaccount.google.com/permissions. Odłączenie natychmiast usuwa zapisane tokeny dostępu i odświeżania. Utworzone wcześniej wpisy w kalendarzu pozostają w Twoim kalendarzu i możesz je usunąć samodzielnie.

11. Pliki cookie

Używamy niezbędnych plików cookie do uwierzytelniania i zarządzania sesją. Nie używamy plików cookie śledzących stron trzecich. Preferencje cookie możesz zarządzać w ustawieniach przeglądarki.

12. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności lub w celu skorzystania z praw prosimy o kontakt:

Special Services
Skrzynka 7a, 32-410 Dobczyce, Polska
Email: privacy@transfercrm.com