Datenschutzrichtlinie

1. Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

TransferCRM wird betrieben von Special Services, Skrzynka 7a, 32-410 Dobczyce, Polen (NIP: PL 6793148834). Wir sind Verantwortlicher für die Daten der Konten unserer Kunden — Namen und E-Mail-Adressen der Inhaber und Mitarbeitenden, die Rechnungsdaten des Unternehmens sowie Abonnement- und Zahlungsdaten — und für die Daten der Besucher unserer Website und der Korrespondenz mit unserem Support.

Für die Daten, die unsere Kunden über ihre Fahrgäste, Kunden und Fahrer erfassen, ist das jeweilige Unternehmen Verantwortlicher und wir sind sein Auftragsverarbeiter: Wir verarbeiten diese Daten nur auf dessen Weisung, auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags. Wenn Sie als Fahrgast, Kunde oder Fahrer von einem Beförderungsunternehmen betreut wurden, richten Sie Anfragen zu Ihren Daten bitte an dieses Unternehmen; eine Anfrage, die uns erreicht, leiten wir dorthin weiter.

2. Erhobene Daten

Wir erheben nur die für unseren Service notwendigen Daten:

• Kontodaten: Name, E-Mail, Firmenname, Passwort (gehasht)
• Geschäftsdaten: Aufträge, Kunden, Fahrer, Fahrzeuge, Routen sowie Angebotsannahmen (Name, Unterschrift, Netzwerkadresse, Gerät)
• Zahlungsdaten: sicher verarbeitet über Stripe (wir speichern keine Kartennummern)
• Nutzungsdaten: Anmeldezeiten, Funktionsnutzung, Browsertyp
• Cookies: Sitzungscookies (notwendig), Präferenzcookies (Sprache, Theme)

3. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten, um den TransferCRM-Service bereitzustellen und zu verbessern, mit Ihnen über Ihr Konto zu kommunizieren, die Sicherheit zu gewährleisten und gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen.

4. Datenspeicherung

Wie lange wir Daten aufbewahren:

• Kontodaten — solange das Konto besteht. Endet ein Abonnement ohne Verlängerung, wird das Konto eingefroren: Es wird nichts gelöscht, und das Konto kann durch ein neues Abonnement wieder aktiviert werden.
• Gelöschte Konten — löscht der Inhaber das Unternehmenskonto, werden alle seine Daten 30 Tage nach dem Antrag gelöscht. Bis dahin kann die Löschung über den Link in unserer E-Mail widerrufen werden; eine Woche vor dem Termin senden wir eine Erinnerung.
• Sicherungen — verschlüsselte Sicherungen rotieren und werden innerhalb von 12 Monaten überschrieben.
• Fahrerpositionen — von der Fahrer-App erfasste GPS-Positionen werden nach 60 Tagen gelöscht.
• Zustellprotokolle — der Nachweis einer gesendeten E-Mail oder SMS samt Adresse oder Nummer des Empfängers wird 365 Tage aufbewahrt und danach gelöscht. Wird ein Auftrag gelöscht, verschwinden die dazu versandten Nachrichten sofort mit.
• Unsere Rechnungen — Rechnungen, die wir unseren Kunden ausstellen, bewahren wir so lange auf, wie das Steuerrecht es verlangt.
• Annahme der Nutzungsbedingungen und des Auftragsverarbeitungsvertrags — der angenommene Text, die Vertragsparteien, wer ihn angenommen hat, wann sowie von welcher IP-Adresse und welchem Gerät werden sechs Jahre nach Ende des Jahres aufbewahrt, in dem das Unternehmen gelöscht wurde, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

5. Ihre Rechte (DSGVO)

Gemäß der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft — Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anfordern
• Recht auf Berichtigung — fehlerhafte Daten korrigieren
• Recht auf Löschung — Löschung Ihrer Daten verlangen
• Recht auf Datenübertragbarkeit — Daten in einem Standardformat exportieren
• Recht auf Widerspruch — bestimmten Verarbeitungsarten widersprechen

6. Sicherheit

Wir verwenden branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen einschließlich TLS-Verschlüsselung, gehashter Passwörter, Mandanten-Datenisolierung, rollenbasierter Zugriffskontrolle und regelmäßiger Sicherheitsaudits.

7. Speicherort der Daten

Unsere Server stehen in Frankfurt am Main, Deutschland (EU), betrieben von Hostinger International Limited; auch unsere Sicherungen liegen in der Europäischen Union. Verarbeitet ein Anbieter Daten außerhalb der EU/des EWR, stützt sich die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss (etwa den EU-US-Datenschutzrahmen) oder auf Standardvertragsklauseln; die Liste unten nennt die Garantie für jeden Unterauftragsverarbeiter.

8. Wer die Kontodaten unserer Kunden erhält

Für die Daten, für die wir verantwortlich sind (Abschnitt 1), setzen wir nur ein:

• Stripe — wickelt die Abonnementzahlungen ab, die Unternehmen an uns leisten. Kartendaten gehen direkt an Stripe und bleiben dort; die Kartennummer sehen und speichern wir nie.
• Hostinger International Limited — betreibt unsere Server in Frankfurt am Main, Deutschland (EU).
• Unser eigener Mailserver auf unseren Servern — wir versenden E-Mails ohne externen E-Mail-Anbieter.

9. Unterauftragsverarbeiter

Diese Anbieter unterstützen uns bei der Verarbeitung der Daten, die unsere Kunden über ihre Fahrgäste, Kunden und Fahrer erfassen. Es ist dieselbe Liste, auf die unser Auftragsverarbeitungsvertrag verweist.

10. Google-Kontodaten (Kalender und Gmail)

Die Verbindung eines Google-Kontos mit TransferCRM ist optional und wird immer von Ihnen gestartet. Wir fordern nur die engsten Berechtigungen an, die die aktivierten Funktionen benötigen:

• openid, email — um anzuzeigen, welches Google-Konto verbunden ist, und es als Absenderidentität zu verwenden.
• calendar.events — um die Kalendereinträge zu erstellen, zu aktualisieren und zu löschen, die Ihre Transferaufträge abbilden. Nicht zugehörige Termine lesen oder ändern wir nie.
• gmail.send — um Buchungsbestätigungen und andere Transaktionsnachrichten von Ihrer eigenen Adresse zu versenden. Diese Berechtigung erlaubt ausschließlich den Versand: Ihre Nachrichten können damit weder gelesen noch durchsucht oder gelöscht werden.

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die TransferCRM über Google-APIs erhält, erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Über diese Berechtigungen erhaltene Daten dienen ausschließlich den von Ihnen aktivierten Funktionen. Sie werden nie verkauft, nie für Werbung oder Profiling genutzt, nie zum Training von KI- oder Machine-Learning-Modellen verwendet und nie an Dritte weitergegeben, außer soweit der Betrieb der Funktion oder das Gesetz es verlangt. Google API Services User Data Policy

Über Google-APIs erhaltene Daten werden niemals an KI- oder Machine-Learning-Dienste übermittelt und nicht zum Training von Modellen verwendet.

Sie können das Google-Konto jederzeit unter Einstellungen → Integrationen trennen oder den Zugriff unter myaccount.google.com/permissions widerrufen. Beim Trennen werden die gespeicherten Access- und Refresh-Token sofort gelöscht. Bereits erstellte Kalendereinträge bleiben in Ihrem Kalender und können von Ihnen gelöscht werden.

11. Cookies

Wir verwenden nur notwendige Cookies für Authentifizierung und Sitzungsverwaltung. Wir verwenden keine Tracking-Cookies von Drittanbietern. Cookie-Einstellungen können Sie in Ihrem Browser verwalten.

12. Kontakt

Für datenschutzbezogene Anfragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns hier:

Special Services
Skrzynka 7a, 32-410 Dobczyce, Polen
Email: privacy@transfercrm.com