Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

TransferCRM wordt geëxploiteerd door Special Services, Skrzynka 7a, 32-410 Dobczyce, Polen (NIP: PL 6793148834). Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de accounts van onze klanten — namen en e-mailadressen van eigenaren en medewerkers, de factuurgegevens van het bedrijf en abonnements- en betalingsgegevens — en voor de gegevens van bezoekers van onze website en van correspondentie met onze support.

Voor de gegevens die onze klanten over hun passagiers, klanten en chauffeurs invoeren, is het klantbedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker: wij verwerken die gegevens uitsluitend volgens zijn instructies, op grond van de verwerkersovereenkomst. Bent u als passagier, klant of chauffeur door een vervoersbedrijf geholpen, richt verzoeken over uw gegevens dan aan dat bedrijf; een verzoek dat ons bereikt, sturen wij aan dat bedrijf door.

2. Verzamelde gegevens

We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om onze dienst te verlenen:

• Accountgegevens: naam, e-mail, bedrijfsnaam, wachtwoord (gehasht)
• Bedrijfsgegevens: opdrachten, klanten, chauffeurs, voertuigen, routes en offerteacceptaties (naam, handtekening, netwerkadres, apparaat)
• Betalingsgegevens: veilig verwerkt via Stripe (we slaan geen kaartnummers op)
• Gebruiksgegevens: inlogtijden, functiegebruik, browsertype
• Cookies: sessiecookies (essentieel), voorkeurscookies (taal, thema)

3. Doel van verwerking

We verwerken gegevens om de TransferCRM-dienst te verlenen en te verbeteren, met u te communiceren over uw account, de veiligheid te waarborgen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

4. Bewaartermijn

Hoe lang wij gegevens bewaren:

• Accountgegevens — zolang het account bestaat. Loopt een abonnement af zonder verlenging, dan wordt het account bevroren: er wordt niets verwijderd en het kan weer worden geactiveerd door opnieuw een abonnement af te sluiten.
• Verwijderde accounts — verwijdert de eigenaar het bedrijfsaccount, dan worden al zijn gegevens 30 dagen na het verzoek gewist. Tot die tijd kan de verwijdering worden geannuleerd via de link die wij per e-mail sturen; een week vóór de datum volgt een herinnering.
• Back-ups — versleutelde back-ups rouleren en worden binnen 12 maanden overschreven.
• Posities van chauffeurs — GPS-posities die de chauffeursapp vastlegt, worden na 60 dagen verwijderd.
• Afleverlogs — de vastlegging van een verzonden e-mail of sms, inclusief het adres of nummer van de ontvanger, bewaren wij 365 dagen en verwijderen wij daarna. Wie een opdracht verwijdert, verwijdert meteen ook de berichten die erover zijn verstuurd.
• Onze facturen — de facturen die wij aan onze klanten uitreiken, bewaren wij zo lang als de belastingwetgeving voorschrijft.
• Aanvaarding van de servicevoorwaarden en de verwerkersovereenkomst — de aanvaarde tekst, de partijen, wie aanvaardde, wanneer en vanaf welk IP-adres en apparaat worden bewaard tot zes jaar na het einde van het jaar waarin het bedrijf is gewist, voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (art. 17, lid 3, onder e, AVG).

5. Uw rechten (AVG)

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht van inzage — een kopie van uw persoonsgegevens opvragen
• Recht op rectificatie — onjuiste gegevens corrigeren
• Recht op wissing — verwijdering van uw gegevens verzoeken
• Recht op overdraagbaarheid — uw gegevens exporteren in een standaardformaat
• Recht van bezwaar — bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

6. Beveiliging

We gebruiken beveiligingsmaatregelen die voldoen aan de industrienorm, waaronder TLS-versleuteling, gehashte wachtwoorden, gegevensisolatie per tenant, rolgebaseerde toegangscontrole en regelmatige beveiligingsaudits.

7. Locatie gegevensopslag

Onze servers staan in Frankfurt am Main, Duitsland (EU), beheerd door Hostinger International Limited, en ook onze back-ups worden in de Europese Unie bewaard. Verwerkt een aanbieder gegevens buiten de EU/EER, dan berust de doorgifte op een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS-kader voor gegevensbescherming) of op standaardcontractbepalingen; de lijst hieronder vermeldt de waarborg per subverwerker.

8. Wie de accountgegevens van onze klanten ontvangt

Voor de gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn (punt 1), schakelen wij uitsluitend in:

• Stripe — int de abonnementsbetalingen die bedrijven aan ons doen. Kaartgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe en blijven daar; het kaartnummer zien of bewaren wij nooit.
• Hostinger International Limited — host onze servers in Frankfurt am Main, Duitsland (EU).
• Onze eigen mailserver, op onze servers — wij versturen e-mail zonder externe e-mailprovider.

9. Subverwerkers

Deze aanbieders helpen ons de gegevens te verwerken die onze klanten over hun passagiers, klanten en chauffeurs invoeren. Het is dezelfde lijst waarnaar onze verwerkersovereenkomst verwijst.

10. Gegevens van uw Google-account (Agenda en Gmail)

Een Google-account koppelen aan TransferCRM is optioneel en start altijd bij u. Wij vragen alleen de meest beperkte rechten die de ingeschakelde functies nodig hebben:

• openid, email — om te tonen welk Google-account is gekoppeld en het als afzenderidentiteit te gebruiken.
• calendar.events — om de agenda-items te maken, bij te werken en te verwijderen die uw ritten weerspiegelen. Niet-gerelateerde afspraken lezen of wijzigen wij nooit.
• gmail.send — om boekingsbevestigingen en andere transactionele berichten vanaf uw eigen adres te versturen. Dit recht staat alleen verzenden toe: uw e-mail kan er niet mee worden gelezen, doorzocht of verwijderd.

Het gebruik en de overdracht door TransferCRM van informatie die via Google-API's wordt ontvangen, voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Gegevens uit deze rechten worden uitsluitend gebruikt voor de functies die u heeft ingeschakeld. Ze worden nooit verkocht, nooit gebruikt voor advertenties of profilering, nooit gebruikt om AI- of machine-learningmodellen te trainen en nooit gedeeld met derden buiten wat de werking van de functie of de wet vereist. Google API Services User Data Policy

Gegevens die via Google-API's worden verkregen, worden nooit naar AI- of machine-learningdiensten verzonden en worden niet gebruikt om modellen te trainen.

U kunt het Google-account op elk moment ontkoppelen via Instellingen → Integraties, of de toegang intrekken op myaccount.google.com/permissions. Bij ontkoppelen worden de opgeslagen access- en refreshtokens direct verwijderd. Reeds aangemaakte agenda-items blijven in uw agenda staan en kunt u zelf verwijderen.

11. Cookies

We gebruiken alleen essentiële cookies voor authenticatie en sessiebeheer. We gebruiken geen trackingcookies van derden. U kunt cookievoorkeuren beheren via uw browserinstellingen.

12. Contact

Voor privacyvragen of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen:

Special Services
Skrzynka 7a, 32-410 Dobczyce, Polen
Email: privacy@transfercrm.com