Veiligheid en vertrouwen
Hoe we de gegevens van uw bedrijf beschermen
Boekingen, passagierslijsten, overeenkomsten en facturen vormen de kern van uw bedrijf. Hier beschrijven we waar de gegevens staan, hoe we back-ups maken, wie toegang heeft en waartoe onze verwerkersovereenkomst ons verplicht. Elk punt beschrijft hoe de dienst vandaag werkt.
- Servers in Frankfurt, Duitsland (EU)
- Databasekopie om de 15 minuten
- Herstel elke week getest
- Verwerkersovereenkomst op basis van EU-standaardcontractbepalingen
In één oogopslag
- Hosting
- Frankfurt am Main, Duitsland (EU)
- Databasekopieën
- Om de 15 minuten, plus elke nacht een volledige kopie
- Hersteltest
- Elke week, geautomatiseerd
- Melding van een datalek
- Binnen 48 uur
- Accountverwijdering
- 30 dagen na het verzoek
Bijlage III van onze verwerkersovereenkomst verplicht ons tot deze maatregelen.
Hosting
Uw gegevens blijven in de EU
De dienst, de database en alle kopieën ervan bevinden zich in de Europese Unie. We publiceren welke leveranciers we gebruiken, wat ze doen en waar.
Servers in Frankfurt
De applicatie en de database draaien op servers die Hostinger host in Frankfurt am Main, Duitsland.
Eigen servers voor e-mail en realtime-updates
De e-mails die we versturen en de live-updates op uw schermen komen van onze eigen servers op dezelfde host, zonder tussenkomst van een externe e-mail- of berichtendienst.
E-mail ondertekend met DKIM
Onze uitgaande e-mails zijn ondertekend met DKIM. Met white label kan uw e-mail vanaf uw eigen domein worden verstuurd, voor dat domein ondertekend met een sleutel die u in uw DNS publiceert.
Subverwerkers openbaar vermeld
Onze juridische kennisgeving vermeldt elke leverancier, diens werkzaamheden en waar deze gegevens verwerkt. We kondigen wijzigingen 30 dagen vóór de ingangsdatum aan.
Back-ups en herstel
Kopieën die we elke week herstellen
Een back-up telt pas als deze kan worden hersteld. Onze back-ups worden automatisch gemaakt, op meerdere plaatsen bewaard en elke week getest.
Om de 15 minuten
Om de 15 minuten een kopie van de database, die 48 uur op de server wordt bewaard.
Elke nacht
Een volledige kopie van de database, opgeslagen bestanden en mailboxen, die 14 dagen wordt bewaard. Eén kopie per week blijft 8 weken bewaard en één per maand 12 maanden.
Buiten de server, versleuteld
Elk uur worden de kopieën via een versleutelde verbinding overgebracht naar een versleutelde schijf die we in Polen bewaren.
Elke week een hersteltest
Elke week wordt de nieuwste nachtkopie hersteld in een afzonderlijke database, tabel voor tabel vergeleken met de productiedatabase en daarna verwijderd.
Verwijderingen blijven na herstel van kracht
Als we een kopie herstellen, voeren we alle accountverwijderingen sinds het maken van die kopie opnieuw uit voordat de dienst wordt gebruikt. Geen enkele kopie wordt langer dan 12 maanden bewaard.
Getest vóór elke release
Elke wijziging doorloopt vóór de release onze volledige geautomatiseerde testsuite, op dezelfde databaseversie als in productie. Eerdere versies blijven bewaard, zodat een release kan worden teruggedraaid.
Accounts en toegang
Iedereen ziet wat de eigen rol toestaat
De eigenaar bepaalt wie in het account werkt en hoe die personen inloggen.
Zes rollen
Eigenaar, beheerder, planner, boekhouder, chauffeur en bekijker. Elk verzoek wordt op de server getoetst aan de rol; beperkingen worden niet alleen toegepast door onderdelen op het scherm te verbergen.
Tweefactorauthenticatie
Beschikbaar voor elke gebruiker. De eigenaar kan dit voor het hele kantoor verplicht stellen met een overgangstermijn van 1 tot 14 dagen. Daarna kan een account zonder tweede factor alleen nog die factor instellen.
Een gewijzigde factor beëindigt eerdere sessies
Het inschakelen, uitschakelen of resetten van tweefactorauthenticatie beëindigt de andere sessies van die persoon.
Inlogcookies gekoppeld aan één adres
Elk werkruimteadres heeft een eigen beveiligde inlogcookie die uitsluitend voor die host geldt. Geen ander subdomein kan deze lezen of instellen.
De chauffeursapp opent alleen de eigen opdrachten
Inloggen in de chauffeursapp geeft alleen toegang tot de eigen opdrachten van die chauffeur, ook als een eigenaar de app gebruikt. Het kantoorportaal vereist een afzonderlijke aanmelding.
Scheiding en versleuteling
Uw gegevens zijn alleen van u
Veel bedrijven gebruiken TransferCRM en geen van hen kan bij de gegevens van een ander bedrijf.
Rij voor rij gescheiden
Elk record bevat de identificatie van het bedrijf waartoe het behoort, en elke query wordt in de code tot dat bedrijf beperkt.
Versleuteld tijdens overdracht en opslag
TLS op elke verbinding, met HSTS. Bedrijfsinstellingen en sleutels van gekoppelde diensten worden versleuteld opgeslagen; wachtwoorden worden uitsluitend als hashes bewaard.
Reisdocumenten kort bewaard
Paspoort- en identiteitskaartnummers op een passagierslijst worden versleuteld en alleen getoond aan eigenaren, beheerders en planners. Ze worden alleen met een chauffeur of partner gedeeld als u dat inschakelt, en 30 dagen na het ophalen verwijderd.
Kaartnummers komen nooit bij ons terecht
Passagiers betalen op uw eigen Stripe-account, en kaarten die worden opgeslagen, worden op de eigen pagina van Stripe vastgelegd. Geen enkel kaartnummer gaat via onze servers.
Bonnen alleen na inloggen
Onkostenbonnen worden in privéopslag bewaard en alleen verstrekt aan ingelogde gebruikers van uw bedrijf.
API en webhooks
Integraties binnen de grenzen die u stelt
Een ander systeem aansluiten zou niet moeten betekenen dat het toegang krijgt tot het hele account.
API-sleutels met scopes
Elke sleutel heeft de scope read, write of admin. Elk endpoint vermeldt welke scope nodig is. Een endpoint zonder vastgelegde scope weigert elke sleutel.
Ondertekende webhooks
Elke levering bevat een HMAC-SHA256-handtekening over de tijdstempel en inhoud. Zo kan uw systeem controleren of de levering ongewijzigd van ons afkomstig is en oude leveringen weigeren.
Alleen geleverd aan gecontroleerde adressen
Een webhook wordt uitsluitend verstuurd naar het openbare adres dat voor die levering is gecontroleerd, nooit naar een privé- of intern netwerk.
Onze eigen toegang
U ziet wanneer we in uw account werken
Bezoeken van support worden vastgelegd
Onze support krijgt alleen toegang tot een werkruimte via een eenmalige inloglink die na vijf minuten verloopt. Elk bezoek verschijnt in het activiteitenlogboek van uw bedrijf.
Een afzonderlijke beheerconsole
Onze beheerconsole draait op een eigen adres met een eigen aanmelding en ondersteunt passkeys. Elke aanmelding wordt vastgelegd; bij een aanmelding vanaf een nieuw adres krijgen we een waarschuwing.
AVG en naleving
De overeenkomst achter deze maatregelen
Wat deze pagina beschrijft, is vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst, die de eigenaar in het account accepteert.
Verwerkersovereenkomst op basis van standaardcontractbepalingen
De bepalingen van de Europese Commissie (Decision 2021/915), ongewijzigd en aangevuld met onze bijlagen. De eigenaar accepteert de overeenkomst via Instellingen → Overeenkomsten & gegevens en kan deze als PDF downloaden.
Melding van een datalek binnen 48 uur
Als een inbreuk in verband met persoonsgegevens uw account treft, informeren we de eigenaar per e-mail en met een melding in het account, uiterlijk 48 uur nadat we ervan op de hoogte zijn geraakt.
Verwijdering 30 dagen na het verzoek
Wanneer de eigenaar het account verwijdert, worden de gegevens 30 dagen later gewist en bevestigen we dat per e-mail. Kopieën in back-ups worden binnen 12 maanden overschreven.
Export en verzoeken van betrokkenen
U kunt uw gegevens op elk moment uit het account exporteren. Gegevens van passagiers, klanten en chauffeurs kunnen op hun verzoek worden geëxporteerd, gecorrigeerd of verwijderd.
Bewaartermijnen met een einde
Locaties van chauffeurs worden na 60 dagen verwijderd, communicatielogboeken na 365 dagen en toegangslogboeken na 14 dagen.
Elektronisch factureren via KSeF in Polen
Poolse bedrijven sturen hun facturen naar KSeF, het nationale systeem voor elektronisch factureren, met hun eigen KSeF-inloggegevens.
Een kwetsbaarheid gevonden?
Schrijf naar hello@transfercrm.com en beschrijf wat u hebt gevonden en hoe het te reproduceren is. We lezen elke melding. Geef ons de tijd om het probleem op te lossen voordat u het openbaar maakt.
Moet er vóór ondertekening een beveiligingsvragenlijst worden ingevuld? Stuur deze naar hello@transfercrm.com en we beantwoorden de vragen schriftelijk.
Vragen over beveiliging
Waar worden onze gegevens opgeslagen?
Sluit u een verwerkersovereenkomst?
Wat gebeurt er met onze gegevens als we vertrekken?
Hoe worden we over een datalek geïnformeerd?
Kunnen we tweefactorauthenticatie verplicht stellen voor ons team?
Kan uw support toegang krijgen tot onze werkruimte?
Gaan kaartnummers via TransferCRM?
Bent u ISO 27001- of SOC 2-gecertificeerd?
Stop met het verliezen van klanten door wanorde.
Boekingen, klanten, chauffeurs en facturen in één werkruimte. Probeer alle functies 14 dagen gratis.
Geen creditcard. 14 dagen gratis. Op elk moment opzegbaar.