Accord relatif au traitement des données

Version 2026-10-08

Le présent accord relatif au traitement des données (l'« Accord ») est conclu entre le Client désigné à l'annexe I, en qualité de responsable du traitement, et Sebastian Drożdż, exerçant sous le nom commercial Special Services, en qualité de sous-traitant (« nous »), qui fournit le service TransferCRM. Il fait partie des Conditions d'utilisation de TransferCRM.

1. Les clauses

1.1 Les parties conviennent des clauses contractuelles types figurant à l'annexe de la décision d'exécution (UE) 2021/915 de la Commission, reproduites ci-dessous sans modification (les « Clauses »). Les annexes I à IV ci-dessous les complètent.

1.2 Lorsque les Clauses offrent un choix, les parties ont retenu : à la clause 1, point a), l'article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 (option 1) ; la clause 5 (clause d'amarrage) s'applique ; à la clause 7.7, point a), l'autorisation écrite générale (option 2), les modifications étant notifiées au moins 30 jours à l'avance.

1.3 En cas de contradiction entre les Conditions d'utilisation ou tout autre accord entre les parties et les Clauses, les Clauses prévalent (clause 4).

2. Modifications des sous-traitants ultérieurs

2.1 Nous informons le Client de tout ajout ou remplacement envisagé d'un sous-traitant ultérieur au moins 30 jours avant sa prise d'effet, par courriel au propriétaire et aux administrateurs du compte et par un avis dans le compte. Nous ne recourons pas au nouveau sous-traitant ultérieur avant cette date.

2.2 Le Client peut s'opposer à la modification, dans le compte ou par courriel à privacy@transfercrm.com. Si l'opposition repose sur des motifs raisonnables liés à la protection des données et que les parties ne parviennent pas à la résoudre avant la prise d'effet de la modification, le Client peut résilier le contrat conclu au titre des Conditions d'utilisation sans pénalité, avec effet au plus tard à cette date. Les sommes payées d'avance pour la période postérieure à la résiliation sont remboursées au prorata.

3. Restitution et effacement des données (clause 10, point d))

3.1 Le Client peut exporter ses données à tout moment au moyen des exports disponibles dans le compte. Sur demande adressée à privacy@transfercrm.com, nous fournissons un export complet des données du Client dans un délai de 30 jours.

3.2 Lorsque le Client supprime son compte, ses données à caractère personnel sont effacées du service 30 jours après la demande. Des copies en subsistent dans nos sauvegardes jusqu'à ce que celles-ci soient écrasées, au plus tard 12 mois après l'effacement (annexe III) ; d'ici là, les Clauses continuent de s'y appliquer. Les copies de sauvegarde sont conservées uniquement pour restaurer le service après une panne et ne sont utilisées à aucune autre fin. Si une sauvegarde est un jour restaurée, les effacements effectués depuis sa création sont exécutés à nouveau avant que le service restauré soit utilisé. Nous confirmons l'effacement par courriel au propriétaire qui a fait la demande, en indiquant la date de l'effacement et la date à laquelle les copies de sauvegarde expirent.

4. Adhésion d'autres entités (clause 5)

Une autre entité juridique peut adhérer aux Clauses en application de la clause 5 par une demande écrite et datée adressée à privacy@transfercrm.com et acceptée par écrit par les deux parties. L'entité adhérente communique ses informations pour l'annexe I. Nous enregistrons l'adhésion et la confirmons par courriel.

5. Durée

Le présent Accord s'applique tant que le compte du Client existe, puis jusqu'à l'effacement des données à caractère personnel du Client conformément à la clause 10, point d), et à la section 3.

6. Droit applicable et juridiction

Le présent Accord est régi par le droit de la République de Pologne et de l'Union européenne. Tout litige est tranché par le tribunal compétent de Cracovie, Pologne, comme dans les Conditions d'utilisation. Les droits des personnes concernées et les pouvoirs des autorités de contrôle n'en sont pas affectés.

7. Conclusion sous forme électronique

Le présent Accord est conclu sous forme électronique (article 28, paragraphe 9, du règlement (UE) 2016/679) lorsque le propriétaire du compte du Client l'accepte dans le compte. Nous conservons la version et la langue acceptées, la personne qui l'a accepté et l'heure. Un PDF du texte accepté, accompagné d'une confirmation de conclusion, peut être téléchargé dans le compte. La version linguistique acceptée fait foi.

Clauses contractuelles types

SECTION I

Clause 1 — Objet et champ d’application

a) Les présentes clauses contractuelles types (ci-après les «clauses») ont pour objet de garantir la conformité avec l’article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données.

b) Les responsables du traitement et les sous-traitants énumérés à l’annexe I ont accepté ces clauses afin de garantir le respect des dispositions de l’article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 et/ou des dispositions de l’article 29, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2018/1725.

c) Les présentes clauses s’appliquent au traitement des données à caractère personnel tel que décrit à l’annexe II.

d) Les annexes I à IV font partie intégrante des clauses.

e) Les présentes clauses sont sans préjudice des obligations auxquelles le responsable du traitement est soumis en vertu du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

f) Les clauses ne suffisent pas à elles seules pour assurer le respect des obligations relatives aux transferts internationaux conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

Clause 2 — Invariabilité des clauses

a) Les parties s’engagent à ne pas modifier les clauses, sauf en ce qui concerne l’ajout d’informations aux annexes ou la mise à jour des informations qui y figurent.

b) Les parties ne sont pour autant pas empêchées d’inclure les clauses contractuelles types définies dans les présentes clauses dans un contrat plus large, ni d’ajouter d’autres clauses ou des garanties supplémentaires, à condition que celles-ci ne contredisent pas, directement ou indirectement, les clauses ou qu’elles ne portent pas atteinte aux libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.

Clause 3 — Interprétation

a) Lorsque des termes définis respectivement dans le règlement (UE) 2016/679 ou dans le règlement (UE) 2018/1725 figurent dans les clauses, ils s’entendent comme dans le règlement en question.

b) Les présentes clauses doivent être lues et interprétées à la lumière des dispositions du règlement (UE) 2016/679 et du règlement (UE) 2018/1725 respectivement.

c) Les présentes clauses ne doivent pas être interprétées d’une manière contraire aux droits et obligations prévus par le règlement (UE) 2016/679 / le règlement (UE) 2018/1725 ou d’une manière qui porte atteinte aux libertés ou droits fondamentaux des personnes concernées.

Clause 4 — Hiérarchie

En cas de contradiction entre les présentes clauses et les dispositions des accords connexes qui existent entre les parties au moment où les présentes clauses sont convenues ou qui sont conclus ultérieurement, les présentes clauses prévaudront.

Clause 5 — Facultative — Clause d’amarrage

a) Toute entité qui n’est pas partie aux présentes clauses peut, avec l’accord de toutes les parties, y adhérer à tout moment, en qualité soit de responsable du traitement soit de sous-traitant, en complétant les annexes et en signant l’annexe I.

b) Une fois que les annexes mentionnées au point a) sont complétées et signées, l’entité adhérente est considérée comme une partie aux présentes clauses et jouit des droits et est soumise aux obligations d’un responsable du traitement ou d’un sous-traitant, conformément à sa désignation à l’annexe I.

c) Les présentes clauses ne créent pour la partie adhérente aucun droit ni aucune obligation pour la période précédant l’adhésion.

SECTION II — OBLIGATIONS DES PARTIES

Clause 6 — Description du ou des traitements

Les détails des opérations de traitement, et notamment les catégories de données à caractère personnel et les finalités du traitement pour lesquelles les données à caractère personnel sont traitées pour le compte du responsable du traitement, sont précisés à l’annexe II.

Clause 7 — Obligations des parties

7.1. Instructions

a) Le sous-traitant ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du traitement, à moins qu’il ne soit tenu d’y procéder en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’État membre auquel il est soumis. Dans ce cas, le sous-traitant informe le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si la loi le lui interdit pour des motifs importants d’intérêt public. Des instructions peuvent également être données ultérieurement par le responsable du traitement pendant toute la durée du traitement des données à caractère personnel. Ces instructions doivent toujours être documentées.

b) Le sous-traitant informe immédiatement le responsable du traitement si, selon lui, une instruction donnée par le responsable du traitement constitue une violation du règlement (UE) 2016/679 / du règlement (UE) 2018/1725 ou d'autres dispositions du droit de l'Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données.

7.2. Limitation de la finalité

Le sous-traitant traite les données à caractère personnel uniquement pour la ou les finalités spécifiques du traitement, telles que définies à l’annexe II, sauf instruction complémentaire du responsable du traitement.

7.3. Durée du traitement des données à caractère personnel

Le traitement par le sous-traitant n’a lieu que pendant la durée précisée à l’annexe II.

7.4. Sécurité du traitement

a) Le sous-traitant met au moins en œuvre les mesures techniques et organisationnelles précisées à l’annexe III pour assurer la sécurité des données à caractère personnel. Figure parmi ces mesures la protection des données contre toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel ou l'accès non autorisé à de telles données (violation de données à caractère personnel). Lors de l’évaluation du niveau de sécurité approprié, les parties tiennent dûment compte de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les personnes concernées.

b) Le sous-traitant n’accorde aux membres de son personnel l’accès aux données à caractère personnel faisant l’objet du traitement que dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi du contrat. Le sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

7.5. Données sensibles

Si le traitement porte sur des données à caractère personnel révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques ou des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique, ou des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions («données sensibles»), le sous-traitant applique des limitations spécifiques et/ou des garanties supplémentaires.

7.6. Documentation et conformité

a) Les parties doivent pouvoir démontrer la conformité avec les présentes clauses.

b) Le sous-traitant traite de manière rapide et adéquate les demandes du responsable du traitement concernant le traitement des données conformément aux présentes clauses.

c) Le sous-traitant met à la disposition du responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations énoncées dans les présentes clauses et découlant directement du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725. À la demande du responsable du traitement, le sous-traitant permet également la réalisation d’audits des activités de traitement couvertes par les présentes clauses et y contribue, à intervalles raisonnables ou en présence d’indices de non-conformité. Lorsqu’il décide d’un examen ou d’un audit, le responsable du traitement peut tenir compte des certifications pertinentes en possession du sous-traitant.

d) Le responsable du traitement peut décider de procéder lui-même à l’audit ou de mandater un auditeur indépendant. Les audits peuvent également comprendre des inspections dans les locaux ou les installations physiques du sous-traitant et sont, le cas échéant, effectués moyennant un préavis raisonnable.

e) Les parties mettent à la disposition de l’autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes, dès que celles-ci en font la demande, les informations énoncées dans la présente clause, y compris les résultats de tout audit.

7.7. Recours à des sous-traitants ultérieurs

a) le sous-traitant dispose de l’autorisation générale du responsable du traitement pour ce qui est du recrutement de sous-traitants ultérieurs sur la base d’une liste convenue. Le sous-traitant informe spécifiquement par écrit le responsable du traitement de tout projet de modification de cette liste par l’ajout ou le remplacement de sous-traitants ultérieurs au moins 30 jours à l’avance, donnant ainsi au responsable du traitement suffisamment de temps pour pouvoir s’opposer à ces changements avant le recrutement du ou des sous-traitants ultérieurs concernés. Le sous-traitant fournit au responsable du traitement les informations nécessaires pour lui permettre d’exercer son droit d’opposition.

b) Lorsque le sous-traitant recrute un sous-traitant ultérieur pour mener des activités de traitement spécifiques (pour le compte du responsable du traitement), il le fait au moyen d’un contrat qui impose au sous-traitant ultérieur, en substance, les mêmes obligations en matière de protection des données que celles imposées au sous-traitant en vertu des présentes clauses. Le sous-traitant veille à ce que le sous-traitant ultérieur respecte les obligations auxquelles il est lui-même soumis en vertu des présentes clauses et du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

c) À la demande du responsable du traitement, le sous-traitant lui fournit une copie de ce contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de toute modification qui y est apportée ultérieurement. Dans la mesure nécessaire à la protection des secrets d’affaires ou d’autres informations confidentielles, y compris les données à caractère personnel, le sous-traitant peut expurger le texte du contrat avant d’en diffuser une copie.

d) Le sous-traitant demeure pleinement responsable, à l’égard du responsable du traitement, de l’exécution des obligations du sous-traitant ultérieur conformément au contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur. Le sous-traitant informe le responsable du traitement de tout manquement du sous-traitant ultérieur à ses obligations contractuelles.

e) Le sous-traitant convient avec le sous-traitant ultérieur d’une clause du tiers bénéficiaire selon laquelle — dans le cas où le sous-traitant a matériellement disparu, a cessé d’exister en droit ou est devenu insolvable — le responsable du traitement a le droit de résilier le contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de donner instruction au sous-traitant ultérieur d’effacer ou de renvoyer les données à caractère personnel.

7.8. Transferts internationaux

a) Tout transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale par le sous-traitant n’est effectué que sur la base d’instructions documentées du responsable du traitement ou afin de satisfaire à une exigence spécifique du droit de l’Union ou du droit de l’État membre à laquelle le sous-traitant est soumis et s’effectue conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679 ou du règlement (UE) 2018/1725.

b) Le responsable du traitement convient que lorsque le sous-traitant recrute un sous-traitant ultérieur conformément à la clause 7.7 pour mener des activités de traitement spécifiques (pour le compte du responsable du traitement) et que ces activités de traitement impliquent un transfert de données à caractère personnel au sens du chapitre V du règlement (UE) 2016/679, le sous-traitant et le sous-traitant ultérieur peuvent garantir le respect du chapitre V du règlement (UE) 2016/679 en utilisant les clauses contractuelles types adoptées par la Commission sur la base de l’article 46, paragraphe 2, du règlement (UE) 2016/679, pour autant que les conditions d’utilisation de ces clauses contractuelles types soient remplies.

Clause 8 — Assistance au responsable du traitement

a) Le sous-traitant informe sans délai le responsable du traitement de toute demande qu’il a reçue de la part de la personne concernée. Il ne donne pas lui-même suite à cette demande, à moins que le responsable du traitement des données ne l’y ait autorisé.

b) Le sous-traitant prête assistance au responsable du traitement pour ce qui est de remplir l’obligation qui lui incombe de répondre aux demandes des personnes concernées d’exercer leurs droits, en tenant compte de la nature du traitement. Dans l’exécution de ses obligations conformément aux points a) et b), le sous-traitant se conforme aux instructions du responsable du traitement.

c) Outre l’obligation incombant au sous-traitant d’assister le responsable du traitement en vertu de la clause 8, point b), le sous-traitant aide en outre le responsable du traitement à garantir le respect des obligations suivantes, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont dispose le sous-traitant:

1) l’obligation de procéder à une évaluation de l’incidence des opérations de traitement envisagées sur la protection des données à caractère personnel («analyse d’impact relative à la protection des données») lorsqu’un type de traitement est susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques;
2) l’obligation de consulter l'autorité de contrôle compétente/les autorités de contrôle compétentes préalablement au traitement lorsqu'une analyse d'impact relative à la protection des données indique que le traitement présenterait un risque élevé si le responsable du traitement ne prenait pas de mesures pour atténuer le risque;
3) l’obligation de veiller à ce que les données à caractère personnel soient exactes et à jour, en informant sans délai le responsable du traitement si le sous-traitant apprend que les données à caractère personnel qu’il traite sont inexactes ou sont devenues obsolètes;
4) les obligations prévues à l’article 32 du règlement (UE) 2016/679.

d) Les parties définissent à l’annexe III les mesures techniques et organisationnelles appropriées par lesquelles le sous-traitant est tenu de prêter assistance au responsable du traitement dans l’application de la présente clause, ainsi que la portée et l’étendue de l’assistance requise.

Clause 9 — Notification de violations de données à caractère personnel

En cas de violation de données à caractère personnel, le sous-traitant coopère avec le responsable du traitement et lui prête assistance aux fins de la mise en conformité avec les obligations qui lui incombent en vertu des articles 33 et 34 du règlement (UE) 2016/679 ou des articles 34 et 35 du règlement (UE) 2018/1725, selon celui qui est applicable, en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont dispose le sous-traitant.

9.1. Violation de données en rapport avec des données traitées par le responsable du traitement

En cas de violation de données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par le responsable du traitement, le sous-traitant prête assistance au responsable du traitement:

a) aux fins de la notification de la violation de données à caractère personnel à l’autorité de contrôle compétente/aux autorités de contrôle compétentes, dans les meilleurs délais après que le responsable du traitement en a eu connaissance, le cas échéant (sauf si la violation de données à caractère personnel est peu susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques);

b) aux fins de l’obtention des informations suivantes qui, conformément à l’article 33, paragraphe 3, du règlement (UE) 2016/679, doivent figurer dans la notification du responsable du traitement, et inclure, au moins:

1) la nature des données à caractère personnel, y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés;
2) les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel;
3) les mesures prises ou les mesures que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Lorsque, et dans la mesure où, il n’est pas possible de fournir toutes les informations en même temps, la notification initiale contient les informations disponibles à ce moment-là et, à mesure qu’elles deviennent disponibles, des informations supplémentaires sont communiquées par la suite dans les meilleurs délais;

c) aux fins de la satisfaction, conformément à l’article 34 du règlement (UE) 2016/679, de l’obligation de communiquer dans les meilleurs délais la violation de données à caractère personnel à la personne concernée, lorsque la violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques.

9.2. Violation de données en rapport avec des données traitées par le sous-traitant

En cas de violation de données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par le sous-traitant, celui-ci en informe le responsable du traitement dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Cette notification contient au moins:

a) une description de la nature de la violation constatée (y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et d'enregistrements de données à caractère personnel concernés);

b) les coordonnées d’un point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues au sujet de la violation de données à caractère personnel;

c) ses conséquences probables et les mesures prises ou les mesures qu’il est proposé de prendre pour remédier à la violation, y compris pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Les parties définissent à l’annexe III tous les autres éléments que le sous-traitant doit communiquer lorsqu’il prête assistance au responsable du traitement aux fins de la satisfaction des obligations incombant à ce dernier en vertu des articles 33 et 34 du règlement (UE) 2016/679.

SECTION III — DISPOSITIONS FINALES

Clause 10 — Non-respect des clauses et résiliation

a) Sans préjudice des dispositions du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725, en cas de manquement du sous-traitant aux obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses, le responsable du traitement peut donner instruction au sous-traitant de suspendre le traitement des données à caractère personnel jusqu’à ce que ce dernier se soit conformé aux présentes clauses ou jusqu’à ce que le contrat soit résilié. Le sous-traitant informe rapidement le responsable du traitement s’il n’est pas en mesure de se conformer aux présentes clauses, pour quelque raison que ce soit.

b) Le responsable du traitement est en droit de résilier le contrat dans la mesure où il concerne le traitement de données à caractère personnel conformément aux présentes clauses si:

1) le traitement de données à caractère personnel par le sous-traitant a été suspendu par le responsable du traitement conformément au point a) et le respect des présentes clauses n’est pas rétabli dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la suspension;
2) le sous-traitant est en violation grave ou persistante des présentes clauses ou des obligations qui lui incombent en vertu du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725;
3) le sous-traitant ne se conforme pas à une décision contraignante d’une juridiction compétente ou de l’autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes concernant les obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses ou du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

c) Le sous-traitant est en droit de résilier le contrat dans la mesure où il concerne le traitement de données à caractère personnel en vertu des présentes clauses lorsque, après avoir informé le responsable du traitement que ses instructions enfreignent les exigences juridiques applicables conformément à la clause 7.1, point b), le responsable du traitement insiste pour que ses instructions soient suivies.

d) À la suite de la résiliation du contrat, le sous-traitant supprime, selon le choix du responsable du traitement, toutes les données à caractère personnel traitées pour le compte du responsable du traitement et certifie auprès de celui-ci qu’il a procédé à cette suppression, ou renvoie toutes les données à caractère personnel au responsable du traitement et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l’Union ou le droit national n’impose de les conserver plus longtemps. Le sous-traitant continue de veiller à la conformité aux présentes clauses jusqu’à la suppression ou à la restitution des données.

Annexe I — Liste des parties

Responsable du traitement

Nom : ______________
Adresse : ______________
N° de TVA: ______________

Personne de contact : ______________, propriétaire du compte, ______________
Courriel de facturation : ______________
Rôle : responsable du traitement
Signature et date d'adhésion : par acceptation électronique dans le compte ; la personne et la date figurent dans la confirmation de conclusion.

Sous-traitant

Nom : Sebastian Drożdż, exerçant sous le nom commercial Special Services
Adresse : Skrzynka 7a, 32-410 Dobczyce, PL
NIP (numéro fiscal polonais) : 6793148834
Contact : privacy@transfercrm.com (aucun délégué à la protection des données n'est désigné)
Rôle : sous-traitant
Signature et date d'adhésion : par l'acceptation électronique du Client dans le compte, à la même date.

Annexe II — Description du traitement

Catégories de personnes concernées dont les données à caractère personnel sont traitées

Les passagers du Client et les personnes qui réservent des trajets pour eux.
Les personnes de contact des clients du Client (entreprises, agences, hôtels).
Les chauffeurs et le personnel du Client qui utilisent le service.
Les personnes de contact des partenaires du Client (autres entreprises de transport).

Catégories de données à caractère personnel traitées

Données d'identification et de contact : nom, numéro de téléphone, adresse électronique, entreprise.
Données de réservation et d'itinéraire : adresses et heures de prise en charge et de dépose, numéros de vol, nombre de passagers et de bagages, remarques.
La position d'un chauffeur en service, transmise par l'application chauffeur.
Statut de paiement et montants des trajets et des factures. Aucun numéro de carte : les cartes restent chez le prestataire de paiement du Client.
Messages envoyés au moyen du service : courriel, SMS, WhatsApp et messagerie instantanée.
Signatures apposées sur les devis.
Données des comptes utilisateurs : nom, adresse électronique, rôle, historique des connexions.

Données sensibles traitées

Le service n'est pas conçu pour les catégories particulières de données ni pour les données relatives aux condamnations pénales et aux infractions. Il peut contenir les besoins d'accessibilité qu'un passager indique pour un trajet (par exemple un fauteuil roulant) et les documents que le Client choisit de téléverser au sujet de ses chauffeurs, qui peuvent comprendre un certificat médical ou psychologique ou un extrait de casier judiciaire. Le Client décide de les enregistrer ou non. Outre les mesures de l'annexe III, les restrictions suivantes s'y appliquent (clause 7.5) :

Les documents téléversés sont stockés en dehors de la partie publique du serveur et n'ont aucun lien public. Un fichier classé dans la fiche du chauffeur ne peut être ouvert que par un utilisateur connecté au compte du Client ayant le rôle de propriétaire, d'administrateur ou de régulateur ; seul un propriétaire ou un administrateur peut le supprimer. Les utilisateurs ayant le rôle de comptable ou d'observateur peuvent voir qu'un document d'un chauffeur existe et quand il expire, mais pas le fichier.
Les chauffeurs, les partenaires, les passagers, les portails des clients et des agents ainsi que les clés API n'ont pas accès à ces documents.
Un fichier joint à un trajet peut être ouvert par tout utilisateur qui peut ouvrir ce trajet. Les documents de cette nature doivent donc être classés dans la fiche du chauffeur, et non dans un trajet.
Les besoins d'accessibilité ne sont affichés qu'avec le trajet qu'ils concernent : aux utilisateurs du compte du Client et au chauffeur ou au partenaire auquel le Client attribue ce trajet. Un chauffeur ne voit que les trajets qui lui sont attribués.
La suppression d'un document supprime son fichier ; tous les documents sont effacés avec le compte (section 3).

Nature du traitement

Hébergement et stockage ; organisation et affichage dans le compte ; transmission (courriels, SMS, notifications push, liens destinés aux passagers et aux partenaires) ; attribution des trajets aux chauffeurs et aux partenaires ; calcul des prix et des documents ; effacement.

Finalité pour laquelle les données à caractère personnel sont traitées pour le compte du responsable du traitement

Fournir au Client le service TransferCRM conformément aux Conditions d'utilisation : réservations, régulation, flotte, clients, facturation et communication avec les passagers, les chauffeurs et les partenaires.

Durée du traitement

Tant que le compte du Client existe, et jusqu'à l'effacement de ses données à caractère personnel : du service 30 jours après une demande de suppression du compte, et des copies de sauvegarde lorsque celles-ci sont écrasées, au plus tard 12 mois après cet effacement (section 3.2). Pendant cette période, les données de localisation des chauffeurs sont conservées 60 jours et les journaux de communication 365 jours ; l'annexe III indique les autres durées de conservation. Toutes les autres données sont conservées jusqu'à ce que le Client les supprime ou que le compte soit effacé ; les données supprimées par le Client subsistent dans les copies de sauvegarde jusqu'à ce que celles-ci soient écrasées, au plus tard 12 mois après.

Traitement par des sous-traitants ultérieurs

L'objet et la nature du traitement sont indiqués pour chaque sous-traitant ultérieur à l'annexe IV. La durée est la même que ci-dessus.

Annexe III — Mesures techniques et organisationnelles, y compris mesures techniques et organisationnelles visant à garantir la sécurité des données

Hébergement et localisation

Le service et sa base de données fonctionnent sur des serveurs hébergés par Hostinger à Francfort-sur-le-Main, Allemagne (UE).
Notre propre serveur de messagerie (Exim) et notre propre serveur temps réel (soketi) fonctionnent sur le même serveur : les courriels que nous envoyons et les mises à jour en direct ne passent donc par aucun prestataire tiers. Font exception les services que le Client connecte lui-même (annexe IV).

Chiffrement

Toutes les connexions au service sont chiffrées en transit (TLS).
Les paramètres de l'entreprise et les identifiants enregistrés (par exemple les clés des services connectés) sont chiffrés au repos.
Les mots de passe des utilisateurs ne sont conservés que sous forme d'empreintes (hachage).

Séparation des clients

Chaque enregistrement porte l'identifiant de l'entreprise à laquelle il appartient, et cette isolation au niveau des lignes est appliquée dans le code.

Contrôle d'accès

Six rôles : propriétaire, administrateur, régulateur, comptable, chauffeur, observateur.
L'authentification à deux facteurs est disponible pour chaque utilisateur. Une entreprise peut l'exiger de son personnel de bureau (propriétaires, administrateurs, régulateurs, comptables, observateurs) ; les chauffeurs ne sont pas concernés par cette règle.
Les connexions peuvent être révoquées. Le changement d'un second facteur met fin aux connexions plus anciennes.

Disponibilité et restauration

Une copie de la base de données toutes les 15 minutes, conservée sur le serveur jusqu'à 48 heures.
Chaque nuit, une copie de la base de données, des fichiers stockés et des boîtes aux lettres, conservée sur le serveur pendant 14 jours ; une copie par semaine est conservée 8 semaines et une copie par mois 12 mois.
Les copies présentes sur le serveur ne peuvent être lues que par le compte administrateur de l'exploitant.
Toutes les heures, les copies sont transférées par une connexion chiffrée vers un disque chiffré détenu par l'exploitant en Pologne, où aucune n'est conservée plus de 12 mois.
Chaque semaine, la copie nocturne la plus récente est restaurée dans une base de données distincte, comparée à celle du service en fonctionnement, puis supprimée.
Si une sauvegarde est restaurée, les effacements de comptes effectués depuis sa création sont exécutés à nouveau avant que le service restauré soit utilisé.

Journalisation

Les journaux d'accès sont conservés 14 jours.

Minimisation des données et conservation limitée

Les numéros de carte ne nous parviennent jamais : les cartes restent chez le prestataire de paiement du Client.
Aucune copie de sauvegarde n'est conservée plus de 12 mois.
Les données de localisation des chauffeurs sont supprimées après 60 jours, les journaux de communication après 365 jours.
Les tâches d'arrière-plan en échec sont supprimées après 30 jours, les fichiers d'export temporaires après 24 heures.
Un compte supprimé est effacé 30 jours après la demande, et l'effacement est confirmé (section 3).

Portabilité

Le Client peut exporter ses données dans le compte à tout moment. Un export complet est fourni sur demande dans un délai de 30 jours (section 3).

Assistance au responsable du traitement

Demandes des personnes concernées : le compte fournit les outils pour y répondre, à savoir l'export, la rectification et la suppression des passagers, des clients et des chauffeurs. Une demande qui nous parvient est transmise au Client dans un délai de 5 jours ouvrables ; nous n'y répondons pas nous-mêmes, sauf instruction du Client.
Analyse d'impact relative à la protection des données et consultation préalable : sur demande, nous fournissons les informations dont nous disposons dans un délai de 30 jours.
Violations de données à caractère personnel : nous informons le Client dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, par courriel au propriétaire du compte et par un avis dans le compte, avec les informations exigées par la clause 9.2.
Aucun délégué à la protection des données n'est désigné, car aucun n'est requis. Contact : privacy@transfercrm.com.

Annexe IV — Liste de sous-traitants ultérieurs

Le Client donne une autorisation écrite générale pour les sous-traitants ultérieurs énumérés ci-dessous (clause 7.7, point a), option 2). Les modifications sont notifiées conformément à la section 2. La liste en vigueur est également publiée sur transfercrm.com/legal.

Sous-traitants ultérieurs que nous mandatons

Nom	Traitement	Localisation	Garantie de transfert
Hostinger International Ltd. (61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Cyprus, gdpr@hostinger.com)	Hébergement des serveurs sur lesquels fonctionnent le service et sa base de données.	Frankfurt am Main, DE (EU)	Traitement au sein de l’UE/EEE
Google LLC — Firebase Cloud Messaging (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, https://firebase.google.com/support/privacy/dpo)	Notifications push vers l'application chauffeur : heure, lieu et numéro d'un trajet, ainsi qu'un avis de nouveau message.	États-Unis et autres sites de Google	Cadre de protection des données UE-États-Unis et clauses contractuelles types

Destinataires agissant en tant que responsables du traitement indépendants

Ils décident eux-mêmes, selon leurs propres conditions, de la manière dont ils traitent les données reçues ; ce ne sont pas nos sous-traitants ultérieurs.

Nom	Traitement	Localisation	Garantie de transfert
Google Ireland Limited — Google Maps Platform (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, legal-notices@google.com)	Adresses et coordonnées des trajets, pour les cartes, la recherche d'adresses (Places), le géocodage et les itinéraires. Google les traite en tant que responsable du traitement indépendant, selon ses propres conditions.	IE (EU)	Destinataire dans l'UE/EEE (aucun transfert de notre part)
European Commission — VIES (Rue de la Loi 200, 1049 Brussels, Belgium)	Vérification des numéros de TVA dans les registres nationaux de TVA. Pour un entrepreneur individuel, le numéro de TVA peut être une donnée à caractère personnel. VIES est exploité par la Commission pour le compte des administrations fiscales des États membres, qui en sont les responsables du traitement.	BE (EU)	Destinataire dans l'UE/EEE (aucun transfert de notre part)

Services qui ne reçoivent aucune donnée à caractère personnel

FlightAware LLC (11 Greenway Plaza, Suite 2900, Houston, TX 77046, USA): Statut des vols pour les trajets comportant un numéro de vol. Ne reçoit que le numéro de vol (par exemple LH1234), sans nom, ni date, ni autre détail du trajet.

Services que vous connectez vous-même

Traités sur votre instruction, au titre de votre propre contrat avec le prestataire : nous transmettons les données, et le prestataire n'est pas notre sous-traitant ultérieur.

Votre propre serveur de messagerie (SMTP) ou compte Google (Gmail) pour l'envoi des courriels
Comptes Stripe et PayPal pour les paiements de vos clients
Prestataires SMS (par exemple Twilio, SMSAPI)
WhatsApp Business (Meta)
Comptabilité, facturation et facturation électronique (par exemple Fakturownia, wFirma, QuickBooks, Xero, InvoiceXpress, KSeF, Peppol, SdI)
Agendas Google Calendar et Microsoft Outlook
Votre système téléphonique, pour les notifications d'appel
Votre propre compte de données de vol (FlightAware, AeroDataBox)
Votre propre clé d'IA (Anthropic)
Webhooks et intégrations API que vous configurez