Auftragsverarbeitungsvertrag

Fassung 2026-10-08 · in Kraft seit 8. Oktober 2026

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Fassung 2026-10-08

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (der „AVV“) wird geschlossen zwischen dem in Anhang I genannten Kunden als Verantwortlichem und Sebastian Drożdż, handelnd unter dem Namen Special Services als Auftragsverarbeiter („wir“), der den Dienst TransferCRM erbringt. Er ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen von TransferCRM.

1. Die Klauseln

1.1 Die Parteien vereinbaren die Standardvertragsklauseln im Anhang des Durchführungsbeschlusses (EU) 2021/915 der Kommission, die nachstehend unverändert wiedergegeben sind (die „Klauseln“). Die nachstehenden Anhänge I bis IV ergänzen sie.

1.2 Soweit die Klauseln eine Wahl vorsehen, haben die Parteien gewählt: in Klausel 1 Buchstabe a Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 (Option 1); Klausel 5 (Kopplungsklausel) findet Anwendung; in Klausel 7.7 Buchstabe a die allgemeine schriftliche Genehmigung (Option 2), wobei Änderungen mindestens 30 Tage im Voraus mitgeteilt werden.

1.3 Widerspricht eine Bestimmung der Nutzungsbedingungen oder einer anderen Vereinbarung zwischen den Parteien den Klauseln, so haben die Klauseln Vorrang (Klausel 4).

2. Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern

2.1 Wir unterrichten den Kunden über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters mindestens 30 Tage vor deren Wirksamwerden, per E-Mail an den Inhaber und die Administratoren des Kontos sowie durch einen Hinweis im Konto. Vor diesem Datum beauftragen wir den neuen Unterauftragsverarbeiter nicht.

2.2 Der Kunde kann der Änderung widersprechen, im Konto oder per E-Mail an privacy@transfercrm.com. Beruht der Widerspruch auf berechtigten Gründen des Datenschutzes und können die Parteien ihn nicht vor dem Wirksamwerden der Änderung ausräumen, kann der Kunde den Vertrag nach den Nutzungsbedingungen ohne Vertragsstrafe kündigen, mit Wirkung spätestens zu diesem Datum. Im Voraus gezahlte Entgelte für die Zeit nach der Beendigung werden anteilig erstattet.

3. Rückgabe und Löschung der Daten (Klausel 10 Buchstabe d)

3.1 Der Kunde kann seine Daten jederzeit über die Exportfunktionen im Konto exportieren. Auf Anfrage an privacy@transfercrm.com stellen wir innerhalb von 30 Tagen einen vollständigen Export der Daten des Kunden bereit.

3.2 Löscht der Kunde sein Konto, werden seine personenbezogenen Daten 30 Tage nach dem Antrag aus dem Dienst gelöscht. Kopien davon verbleiben in unseren Sicherungskopien, bis diese überschrieben werden, spätestens 12 Monate nach der Löschung (Anhang III); bis dahin gelten die Klauseln für sie weiter. Sicherungskopien werden ausschließlich aufbewahrt, um den Dienst nach einem Ausfall wiederherzustellen, und für keinen anderen Zweck verwendet. Wird jemals eine Sicherungskopie wiederhergestellt, werden die seit ihrer Erstellung vorgenommenen Löschungen erneut durchgeführt, bevor der wiederhergestellte Dienst genutzt wird. Wir bestätigen die Löschung per E-Mail an den Inhaber, der den Antrag gestellt hat, mit dem Datum der Löschung und dem Datum, bis zu dem die Sicherungskopien ablaufen.

4. Beitritt weiterer Einrichtungen (Klausel 5)

Eine weitere juristische Person kann den Klauseln nach Klausel 5 beitreten, und zwar durch einen datierten schriftlichen Antrag an privacy@transfercrm.com, den beide Parteien schriftlich annehmen. Die beitretende Einrichtung teilt ihre Angaben für Anhang I mit. Wir erfassen den Beitritt und bestätigen ihn per E-Mail.

5. Laufzeit

Dieser AVV gilt, solange das Konto des Kunden besteht, und danach bis zur Löschung der personenbezogenen Daten des Kunden nach Klausel 10 Buchstabe d und Abschnitt 3.

6. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Dieser AVV unterliegt dem Recht der Republik Polen und der Europäischen Union. Streitigkeiten werden, wie in den Nutzungsbedingungen, vom zuständigen Gericht in Krakau, Polen, entschieden. Die Rechte der betroffenen Personen und die Befugnisse der Aufsichtsbehörden bleiben unberührt.

7. Abschluss in elektronischer Form

Dieser AVV wird in elektronischer Form (Artikel 28 Absatz 9 der Verordnung (EU) 2016/679) geschlossen, sobald der Inhaber des Kundenkontos ihn im Konto annimmt. Wir speichern die angenommene Fassung und Sprache, die annehmende Person und den Zeitpunkt. Ein PDF des angenommenen Textes mit einer Abschlussbestätigung kann im Konto heruntergeladen werden. Verbindlich ist die angenommene Sprachfassung.

Standardvertragsklauseln

ABSCHNITT I

Klausel 1 — Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2 — Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3 — Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4 — Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5 – fakultativ — Kopplungsklausel

a) Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.

b) Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.

c) Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.

ABSCHNITT II — PFLICHTEN DER PARTEIEN

Klausel 6 — Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7 — Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 30 Tage im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8 — Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

  • 1) Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

  • 2) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

  • 3) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

  • 4) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9 — Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

  • 1) die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

  • 2) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

  • 3) die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

ABSCHNITT III — SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Klausel 10 — Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

  • 1) der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

  • 2) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;

  • 3) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Anhang I — Liste der Parteien

Verantwortlicher

Name: ______________
Anschrift: ______________
USt-IdNr.: ______________

Kontaktperson: ______________, Inhaber des Kontos, ______________
E-Mail für Rechnungen: ______________
Rolle: Verantwortlicher
Unterschrift und Beitrittsdatum: durch elektronische Annahme im Konto; Person und Datum nennt die Abschlussbestätigung.

Auftragsverarbeiter

Name: Sebastian Drożdż, handelnd unter dem Namen Special Services
Anschrift: Skrzynka 7a, 32-410 Dobczyce, PL
NIP (polnische Steuernummer): 6793148834
Kontakt: privacy@transfercrm.com (ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt)
Rolle: Auftragsverarbeiter
Unterschrift und Beitrittsdatum: durch die elektronische Annahme des Kunden im Konto, am selben Datum.

Anhang II — Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden

  • Fahrgäste des Kunden und die Personen, die Fahrten für sie buchen.
  • Ansprechpartner der Kunden des Kunden (Unternehmen, Agenturen, Hotels).
  • Fahrer und Mitarbeiter des Kunden, die den Dienst nutzen.
  • Ansprechpartner der Partner des Kunden (anderer Beförderungsunternehmen).

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

  • Identifikations- und Kontaktdaten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Unternehmen.
  • Buchungs- und Fahrtdaten: Abhol- und Zieladressen und -zeiten, Flugnummern, Zahl der Fahrgäste und Gepäckstücke, Notizen.
  • Der Standort eines Fahrers im Dienst, wie ihn die Fahrer-App übermittelt.
  • Zahlungsstatus und Beträge von Fahrten und Rechnungen. Keine Kartennummern: Karten verbleiben beim Zahlungsdienstleister des Kunden.
  • Über den Dienst versandte Nachrichten: E-Mail, SMS, WhatsApp und Chat.
  • Auf Angeboten geleistete Unterschriften.
  • Daten der Benutzerkonten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Anmeldeprotokolle.

Verarbeitete sensible Daten

Der Dienst ist nicht für besondere Kategorien von Daten oder für Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten bestimmt. Er kann Bedürfnisse an die Barrierefreiheit enthalten, die ein Fahrgast für eine Fahrt angibt (zum Beispiel einen Rollstuhl), sowie Dokumente über die Fahrer, die der Kunde hochlädt und die ein ärztliches oder psychologisches Attest oder ein Führungszeugnis umfassen können. Ob sie erfasst werden, entscheidet der Kunde. Neben den Maßnahmen in Anhang III gelten für sie folgende Beschränkungen (Klausel 7.5):

  • Hochgeladene Dokumente werden außerhalb des öffentlichen Bereichs des Servers gespeichert und haben keinen öffentlichen Link. Eine beim Fahrer abgelegte Datei kann nur ein angemeldeter Benutzer des Kontos des Kunden mit der Rolle Inhaber, Administrator oder Disponent öffnen; löschen kann sie nur ein Inhaber oder Administrator. Benutzer mit der Rolle Buchhalter oder Betrachter können sehen, dass ein Dokument eines Fahrers vorliegt und wann es abläuft, nicht aber die Datei.
  • Fahrer, Partner, Fahrgäste, die Portale für Kunden und Vermittler des Kunden sowie API-Schlüssel haben keinen Zugriff auf diese Dokumente.
  • Eine an eine Fahrt angehängte Datei kann jeder Benutzer öffnen, der diese Fahrt öffnen kann. Dokumente dieser Art sind daher beim Fahrer abzulegen, nicht bei einer Fahrt.
  • Bedürfnisse an die Barrierefreiheit werden nur bei der Fahrt angezeigt, die sie betreffen: den Benutzern des Kontos des Kunden und dem Fahrer oder Partner, dem der Kunde diese Fahrt zuweist. Ein Fahrer sieht nur die ihm zugewiesenen Fahrten.
  • Mit dem Löschen eines Dokuments wird seine Datei gelöscht; alle Dokumente werden mit dem Konto gelöscht (Abschnitt 3).

Art der Verarbeitung

Hosting und Speicherung; Ordnen und Anzeigen im Konto; Übermittlung (E-Mails, SMS, Push-Benachrichtigungen, Links für Fahrgäste und Partner); Vergabe von Fahrten an Fahrer und Partner; Berechnung von Preisen und Dokumenten; Löschung.

Zweck, für den die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden

Erbringung des Dienstes TransferCRM für den Kunden nach den Nutzungsbedingungen: Buchungen, Disposition, Fuhrpark, Kunden, Rechnungsstellung und Kommunikation mit Fahrgästen, Fahrern und Partnern.

Dauer der Verarbeitung

Solange das Konto des Kunden besteht, und bis zur Löschung seiner personenbezogenen Daten: aus dem Dienst 30 Tage nach einem Antrag auf Löschung des Kontos, aus den Sicherungskopien, wenn diese überschrieben werden, spätestens 12 Monate nach dieser Löschung (Abschnitt 3.2). Innerhalb dieses Zeitraums werden Standortdaten der Fahrer 60 Tage und Kommunikationsprotokolle 365 Tage gespeichert; die übrigen Speicherfristen nennt Anhang III. Alle anderen Daten werden gespeichert, bis der Kunde sie löscht oder das Konto gelöscht wird; vom Kunden gelöschte Daten verbleiben in den Sicherungskopien, bis diese überschrieben werden, spätestens 12 Monate lang.

Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter

Gegenstand und Art der Verarbeitung sind für jeden Unterauftragsverarbeiter in Anhang IV angegeben. Die Dauer ist dieselbe wie oben.

Anhang III — Technische und organisatorische Maßnahmen, einschließlich zur Gewährleistung der Sicherheit der Daten

Hosting und Standort

  • Der Dienst und seine Datenbank laufen auf Servern, die Hostinger in Frankfurt am Main, Deutschland (EU), betreibt.
  • Unser eigener Mailserver (Exim) und unser eigener Echtzeitserver (soketi) laufen auf demselben Server, sodass die von uns versandten E-Mails und die Live-Aktualisierungen über keinen Drittanbieter laufen. Ausgenommen sind Dienste, die der Kunde selbst anbindet (Anhang IV).

Verschlüsselung

  • Alle Verbindungen zum Dienst sind bei der Übertragung verschlüsselt (TLS).
  • Unternehmenseinstellungen und gespeicherte Zugangsdaten (zum Beispiel die Schlüssel verbundener Dienste) sind im Ruhezustand verschlüsselt.
  • Passwörter der Benutzer werden nur als Hashwerte gespeichert.

Trennung der Kunden

  • Jeder Datensatz trägt die Kennung des Unternehmens, zu dem er gehört; diese Trennung auf Zeilenebene wird im Code durchgesetzt.

Zugriffskontrolle

  • Sechs Rollen: Inhaber, Administrator, Disponent, Buchhalter, Fahrer, Betrachter.
  • Die Zwei-Faktor-Authentifizierung steht jedem Benutzer zur Verfügung. Ein Unternehmen kann sie von seinen Büromitarbeitern verlangen (Inhaber, Administratoren, Disponenten, Buchhalter, Betrachter); Fahrer sind von dieser Regel nicht erfasst.
  • Anmeldungen können widerrufen werden. Die Änderung eines zweiten Faktors beendet ältere Anmeldungen.

Verfügbarkeit und Wiederherstellung

  • Eine Kopie der Datenbank alle 15 Minuten, die bis zu 48 Stunden auf dem Server aufbewahrt wird.
  • Jede Nacht eine Kopie der Datenbank, der gespeicherten Dateien und der Postfächer, die 14 Tage auf dem Server aufbewahrt wird; eine Kopie pro Woche wird 8 Wochen und eine pro Monat 12 Monate aufbewahrt.
  • Die Kopien auf dem Server kann nur das Administratorkonto des Betreibers lesen.
  • Stündlich werden die Kopien über eine verschlüsselte Verbindung auf einen verschlüsselten Datenträger übertragen, den der Betreiber in Polen aufbewahrt und auf dem keine länger als 12 Monate aufbewahrt wird.
  • Jede Woche wird die neueste nächtliche Kopie in eine separate Datenbank wiederhergestellt, mit der des laufenden Dienstes verglichen und gelöscht.
  • Wird eine Sicherungskopie wiederhergestellt, werden die seit ihrer Erstellung vorgenommenen Löschungen von Konten erneut durchgeführt, bevor der wiederhergestellte Dienst genutzt wird.

Protokollierung

  • Zugriffsprotokolle werden 14 Tage aufbewahrt.

Datenminimierung und begrenzte Speicherung

  • Kartennummern erreichen uns nie: Karten verbleiben beim Zahlungsdienstleister des Kunden.
  • Keine Sicherungskopie wird länger als 12 Monate aufbewahrt.
  • Standortdaten der Fahrer werden nach 60 Tagen gelöscht, Kommunikationsprotokolle nach 365 Tagen.
  • Fehlgeschlagene Hintergrundaufträge werden nach 30 Tagen gelöscht, temporäre Exportdateien nach 24 Stunden.
  • Ein gelöschtes Konto wird 30 Tage nach dem Antrag gelöscht, und die Löschung wird bestätigt (Abschnitt 3).

Datenübertragbarkeit

  • Der Kunde kann seine Daten jederzeit im Konto exportieren. Ein vollständiger Export wird auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen bereitgestellt (Abschnitt 3).

Unterstützung des Verantwortlichen

  • Anträge betroffener Personen: Das Konto bietet die Werkzeuge, um sie zu beantworten, nämlich Export, Berichtigung und Löschung von Fahrgästen, Kunden und Fahrern. Ein Antrag, der uns erreicht, wird innerhalb von 5 Arbeitstagen an den Kunden weitergeleitet; wir beantworten ihn nicht selbst, es sei denn, der Kunde weist uns dazu an.
  • Datenschutz-Folgenabschätzung und vorherige Konsultation: Auf Anfrage stellen wir die uns vorliegenden Informationen innerhalb von 30 Tagen bereit.
  • Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten: Wir benachrichtigen den Kunden unverzüglich und spätestens 48 Stunden, nachdem uns die Verletzung bekannt geworden ist, per E-Mail an den Inhaber des Kontos und durch einen Hinweis im Konto, mit den nach Klausel 9.2 erforderlichen Informationen.
  • Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da keiner erforderlich ist. Kontakt: privacy@transfercrm.com.

Anhang IV — Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt die allgemeine schriftliche Genehmigung für die nachstehend aufgeführten Unterauftragsverarbeiter (Klausel 7.7 Buchstabe a, Option 2). Änderungen werden nach Abschnitt 2 mitgeteilt. Die geltende Liste ist auch unter transfercrm.com/legal veröffentlicht.

Von uns eingesetzte Unterauftragsverarbeiter

Name Verarbeitung Standort Garantie für die Übermittlung
Hostinger International Ltd. (61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Cyprus, gdpr@hostinger.com) Hosting der Server, auf denen der Dienst und seine Datenbank laufen. Frankfurt am Main, DE (EU) Verarbeitung innerhalb der EU/des EWR
Google LLC — Firebase Cloud Messaging (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, https://firebase.google.com/support/privacy/dpo) Push-Benachrichtigungen an die Fahrer-App: Zeit, Ort und Nummer einer Fahrt sowie ein Hinweis auf eine neue Nachricht. USA und andere Google-Standorte EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln

Empfänger, die als eigenständige Verantwortliche handeln

Sie entscheiden selbst nach eigenen Bedingungen, wie sie die erhaltenen Daten verarbeiten; sie sind keine Unterauftragsverarbeiter von uns.

Name Verarbeitung Standort Garantie für die Übermittlung
Google Ireland Limited — Google Maps Platform (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, legal-notices@google.com) Adressen und Koordinaten von Fahrten, für Karten, Adresssuche (Places), Geokodierung und Routen. Google verarbeitet sie als eigenständiger Verantwortlicher nach eigenen Bedingungen. IE (EU) Empfänger in der EU/im EWR (keine Übermittlung durch uns)
European Commission — VIES (Rue de la Loi 200, 1049 Brussels, Belgium) Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in den nationalen Registern. Bei einem Einzelunternehmer kann die Nummer ein personenbezogenes Datum sein. VIES wird von der Kommission für die Steuerbehörden der Mitgliedstaaten betrieben, die seine Verantwortlichen sind. BE (EU) Empfänger in der EU/im EWR (keine Übermittlung durch uns)

Dienste, die keine personenbezogenen Daten erhalten

  • FlightAware LLC (11 Greenway Plaza, Suite 2900, Houston, TX 77046, USA): Flugstatus für Fahrten mit Flugnummer. Erhält nur die Flugnummer (zum Beispiel LH1234), ohne Namen, Datum oder andere Angaben zur Fahrt.

Dienste, die Sie selbst anbinden

Verarbeitet auf Ihre Weisung nach Ihrem eigenen Vertrag mit dem Anbieter: Wir geben die Daten weiter, und der Anbieter ist nicht unser Unterauftragsverarbeiter.

  • Ihr eigener Mailserver (SMTP) oder Ihr Google-Konto (Gmail) für den E-Mail-Versand
  • Stripe- und PayPal-Konten für Zahlungen Ihrer Kunden
  • SMS-Anbieter (zum Beispiel Twilio, SMSAPI)
  • WhatsApp Business (Meta)
  • Buchhaltung, Rechnungsstellung und E-Rechnungen (zum Beispiel Fakturownia, wFirma, QuickBooks, Xero, InvoiceXpress, KSeF, Peppol, SdI)
  • Kalender von Google Calendar und Microsoft Outlook
  • Ihre Telefonanlage, für Anrufbenachrichtigungen
  • Ihr eigenes Konto für Flugdaten (FlightAware, AeroDataBox)
  • Ihr eigener KI-Schlüssel (Anthropic)
  • Von Ihnen eingerichtete Webhooks und API-Integrationen