Firmenkundenportal

Ein eigener Buchungszugang für Ihre Firmenkunden

Die Assistenz bucht, eine berechtigte Person gibt die Ausgabe frei und die Buchhaltung erhält Belege und Referenzen. Ihr Chauffeurservice übernimmt den Auftrag in TransferCRM, zu den Konditionen und Buchungsregeln des jeweiligen Firmenkunden.

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Ab dem Tarif Business enthalten

  • Persönliche Buchungslinks
  • Freigabe oberhalb individueller Limits
  • Kostenstellen und Rechnungs-PDFs

Fahrten für Kollegen

Die bekannte Strecke ohne weitere E-Mail

Flughafenabholung, ein Tag mit mehreren Terminen oder dieselbe Strecke nächste Woche: Die Buchungsstelle erfasst die Angaben im Portal. Ihr Büro erhält eine Buchung oder eine eindeutig gekennzeichnete Preisanfrage.

  • Zugang pro buchender Person

    Senden Sie jeder buchenden Person einen persönlichen Link. So bleibt der Auftrag zugeordnet. Scheidet jemand aus, sperren Sie dessen Zugang und behalten die Buchungshistorie.

  • Bekannte Fahrgäste auswählen

    Buchende finden Fahrgäste, für die sie bereits Fahrten angelegt haben. Freigabeberechtigte und Nutzer des gemeinsamen Firmenzugangs greifen auf die Fahrgastliste des gesamten Unternehmens zu.

  • Fahrzeugklassen mit vereinbarten Preisen

    Das Portal zeigt Fahrzeugklassen für die Strecke mit Sitzplätzen, Gepäck und dem vereinbarten Kundenpreis. Fehlt ein passender Preis, kann die buchende Person ein Angebot anfordern.

  • Chauffeurservice auf Stundenbasis

    Firmenkunden buchen ein Fahrzeug für einen Zeitraum innerhalb Ihrer Buchungsvorgaben. Ihr Stundentarif bestimmt den Preis; fehlt er, geht eine Preisanfrage an Ihr Büro.

  • Erneut oder zurück buchen

    Eine frühere Fahrt liefert Strecke, Kostenstelle und Bestellreferenz für die nächste Buchung. Für die Rückfahrt werden die Adressen vertauscht; das Datum wird neu gewählt.

Freigaben vor der Disposition

Jede Anfrage erreicht die richtige Person

Eine Ausgabe oberhalb der Befugnis des Buchenden braucht eine Entscheidung. Das Portal unterscheidet bestätigte Buchungen von Anfragen, die auf einen Preis, die Kundenfreigabe oder die Bestätigung Ihres Büros warten.

  • Individuelle Ausgabenlimits

    Legen Sie für jede buchende Person ein Ausgabenlimit fest. Eine teurere Buchung bleibt als Entwurf stehen, bis eine andere berechtigte Person darüber entscheidet.

  • E-Mail an Freigabeberechtigte

    Ist eine Freigabe nötig, erhalten aktive Freigabeberechtigte die Buchungsdetails und ihren persönlichen Portal-Link per E-Mail. Die eigene Buchung lässt sich nicht selbst freigeben.

  • Ihre Bestätigungsregeln

    Bestimmen Sie je Firmenkonto, ob Buchungen sofort bestätigt werden oder Ihr Büro entscheiden muss. Eine Kundenfreigabe ersetzt die zusätzlich erforderliche Bestätigung durch Ihr Team nicht.

  • Ansichten nach Zuständigkeit

    Eine buchende Person sieht eigene Buchungen und Ausgabenberichte. Freigabeberechtigte und Nutzer des gemeinsamen Firmenzugangs sehen die Unternehmensansicht einschließlich der ausgestellten Rechnungen.

  • Stornierung mit sichtbaren Bedingungen

    Aktivieren Sie Online-Stornierungen mit angezeigten Gebühren vor der Bestätigung. Buchende stornieren eigene zulässige Buchungen; ein noch auf Entscheidung wartender Entwurf lässt sich gebührenfrei zurückziehen.

Nachvollziehbare Abrechnung

Die Buchhaltung sieht mehr als eine Summe

Welche Abteilung ist gefahren, wer hat gebucht und welcher Betrag ist noch offen? Bericht und Rechnungsliste beantworten diese Fragen anhand der Fahrten und Dokumente, die bereits in Ihrem CRM stehen.

  • Kostenstelle und Bestellreferenz

    Erfassen Sie Kostenstelle und PO-Nummer direkt bei der Buchung. Die Angaben bleiben an der Fahrt, damit Ihr Büro die zuständige Abteilung oder das Projekt erkennt.

  • Berichte für den gewünschten Zeitraum

    Wählen Sie Monat, Quartal, Jahr oder eigene Daten. Vergleichen Sie Ausgaben und Fahrten mit dem Vorzeitraum und prüfen Sie Aufschlüsselungen nach Kostenstelle, Buchendem und Strecke.

  • CSV und PDF Ihrer Marke

    Exportieren Sie den gesamten Zeitraum als CSV oder PDF mit Ihrem Markenauftritt. Bei einer Stornierung zählt die berechnete Gebühr statt des vollen Fahrtpreises.

  • Rechnungen zum Herunterladen

    Firmenzugang und Freigabeberechtigte zeigen ausgestellte Rechnungen, Fälligkeiten und offene Beträge nach Währung. Das herunterladbare PDF entspricht dem Dokument, das Ihr Büro verschickt.

Verwandte Funktionen

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Häufige Fragen

In welchem Tarif ist das Firmenportal enthalten?

Business ist der kleinste Tarif mit enthaltenem Firmenportal. Bei Starter und Pro lässt es sich als Zusatz buchen. TransferCRM bietet eine 14-tägige Testphase sowie unbegrenzt viele Fahrer und Fahrzeuge. Wählen Sie den Tarif nach Ihrem Bürobedarf und richten Sie anschließend Zugänge und Buchungsregeln des Firmenkunden ein.

Was passiert bei einer freigabepflichtigen Buchung?

Die Buchung bleibt ein Entwurf, bis eine andere berechtigte Person entscheidet. Aktive Freigabeberechtigte erhalten eine E-Mail mit Details und persönlichem Portal-Link. Eine eigene Buchung darf niemand selbst freigeben. Verlangt das Firmenkonto außerdem Ihre Bürobestätigung, wartet auch die freigegebene Anfrage noch auf Ihr Team.

Kann ein Kunde ohne verfügbaren Preis buchen?

Er kann die Fahrtdetails als Preisanfrage an Ihr Büro senden. Das gilt auch für Stundenbuchungen, wenn kein Stundentarif hinterlegt ist. Die Anfrage erscheint als Entwurf mit dem Hinweis, dass der Preis noch aussteht. Ihr Team ergänzt den Preis und bestätigt anschließend den Auftrag.

Können Kunden im Portal stornieren?

Ja, wenn Sie die Selbstbedienungsstornierung aktiviert haben und die Buchung noch dafür infrage kommt. Das Portal zeigt die anfallende Gebühr vor der Bestätigung. Buchende können eigene Buchungen stornieren. Ein Entwurf, der noch auf Preis, Freigabe oder Bürobestätigung wartet, wird ohne Stornogebühr zurückgezogen.

Wer sieht Berichte und Rechnungen?

Persönliche Buchungszugänge zeigen Berichte über die eigenen Buchungen. Freigabeberechtigte und der gemeinsame Firmenzugang sehen den Unternehmensbericht und ausgestellte Rechnungen mit Fälligkeiten, Restbeträgen und PDFs. CSV- und PDF-Berichte umfassen den gesamten gewählten Zeitraum, damit die Buchhaltung auch außerhalb des Portals mit den Fahrtdaten arbeiten kann.

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