Rechnungen und Rechnungskorrekturen

Von der abgeschlossenen Fahrt zur bezahlten Rechnung

Kunde, Strecke und Preis stehen bereits in Ihrem Auftrag. Wir übernehmen diese Angaben in die Rechnungsstellung, damit Ihr Chauffeurservice Dokumente vorbereitet, offene Beträge verfolgt und Korrekturen bei den zugehörigen Fahrten bearbeitet.

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Ab dem Tarif Pro enthalten

  • Rechnungen aus Ihren Fahrten
  • PDF und Versand per E-Mail
  • Teilweise und vollständige Rechnungskorrekturen

Rechnung vorbereiten

Beginnen Sie mit den bereits erfassten Fahrten

Zum Monatsende sehen Sie zuerst, was noch abzurechnen ist. Wählen Sie Kunde und Zeitraum und prüfen Sie die Angaben vor der Ausstellung.

  • Noch nicht berechnete Fahrten

    Sehen Sie abgeschlossene Fahrten mit Preis, für die noch keine Rechnung vorliegt. Filtern Sie nach Kunde und Datum, um bereits erfasste Leistungen abzurechnen.

  • Fahrten eines Kunden bündeln

    Fassen Sie passende Fahrten auf einer Rechnung zusammen. Die Stapelerstellung trennt Kunden, Währungen und steuerliche Preisgrundlagen, damit die monatliche Abrechnung richtig zugeordnet bleibt.

  • Empfängerdaten übernehmen

    Mit der Kundenauswahl gelangen Rechnungsdaten und gespeicherte Zahlungsbedingungen in den Editor. Prüfen Sie den Rechnungsempfänger, bevor Sie das Dokument an Ihren Kunden verschicken.

  • Positionen und Steuer prüfen

    Prüfen Sie Beschreibungen, Mengen, Preise und Steuersätze im Rechnungseditor. Während Sie die Positionen vorbereiten, zeigt das Dokument die zugehörigen Summen an.

  • Zunächst als Entwurf speichern

    Speichern Sie Ihre Vorbereitung als Entwurf und bearbeiten Sie diese vor der Ausstellung weiter. Die Vorschau neben dem Editor zeigt die Fassung für Ihren Kunden.

Ausstellen und nachverfolgen

Rechnung und Zahlungshistorie bleiben zusammen

Eine ausgestellte Rechnung hat eine Nummer, einen Empfänger und einen offenen Betrag. Versand und Zahlungsvorgänge halten wir direkt beim Dokument fest.

  • Nummer bei der Ausstellung

    Rechnungen erhalten ihre Nummer bei der Ausstellung aus Ihrem eingestellten Nummernkreis. Ein unfertiger Entwurf belegt keine Nummer, während Sie noch Angaben prüfen.

  • PDF herunterladen

    Laden Sie die Rechnung direkt aus dem Datensatz als PDF herunter. Bewahren Sie eine Kopie für Ihre Buchhaltung auf oder senden Sie sie auf Kundenwunsch weiter.

  • Direkt aus der Rechnung senden

    Versenden Sie die Rechnung an die hinterlegte E-Mail-Adresse für die Abrechnung. Die Historie hält Versandereignis und Empfänger fest, damit Sie später nachsehen können.

  • Zahlungseingänge erfassen

    Erfassen Sie Betrag, Datum, Zahlungsart und Referenz. Buchen Sie eine Teilzahlung oder gleichen Sie den Restbetrag aus; die Rechnung zeigt weiterhin, was noch offen ist.

  • Rechnungshistorie einsehen

    Sehen Sie Ausstellung, E-Mail-Versand, Zahlungen und Rechnungskorrekturen am Dokument. Datum und erfasste Bearbeiter helfen Ihrem Büro, Rückfragen zum Verlauf der Abrechnung zu beantworten.

Beträge berichtigen

Korrekturen bleiben mit der Ursprungsrechnung verbunden

Eine stornierte Fahrt oder ein vereinbarter Nachlass braucht eine nachvollziehbare Berichtigung. Erstellen Sie diese direkt aus der betreffenden Rechnung.

  • Ganz oder teilweise korrigieren

    Bereiten Sie eine vollständige Rücknahme vor oder wählen Sie Positionen und Beträge für eine Teilkorrektur. Die Berichtigung bleibt der Rechnung zugeordnet, deren Forderung Sie verringern.

  • Den Grund festhalten

    Wählen Sie einen Grund wie Stornierung, Nachlass oder zu hohe Berechnung und erläutern Sie die Änderung. Die Erklärung steht bei den korrigierten Positionen und Beträgen.

  • Originalbezug erhalten

    Die Rechnungskorrektur verweist auf ihre Ursprungsrechnung und erhält bei Ausstellung eine eigene Nummer. Ihr Büro kann die Änderung verfolgen, ohne das ursprüngliche Dokument zu ersetzen.

  • Ursprüngliche Steuergrundlage beibehalten

    Korrekturen folgen Währung und steuerlicher Grundlage der ursprünglichen Rechnung. Später geänderte Preiseinstellungen ändern nicht stillschweigend, ob das frühere Dokument auf Netto- oder Bruttopreisen beruhte.

  • Korrigierten Betrag sehen

    Ausgestellte Rechnungskorrekturen aktualisieren den Korrekturbetrag und den offenen Saldo. Vor einer weiteren Ausstellung prüft das System, welcher Betrag noch zur Korrektur verfügbar ist.

Verwandte Funktionen

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Häufige Fragen

Welcher Tarif enthält Rechnungen und Rechnungskorrekturen?

Die Rechnungsstellung ist ab Pro enthalten. Inhaber, Administratoren und Buchhalter können Rechnungen vorbereiten, Zahlungen erfassen und Korrekturen bearbeiten. Wir verbinden die Dokumente mit den betreffenden Fahrten, damit Ihr Büro die Abrechnung verfolgen kann, ohne jede Fahrt separat nachzuführen.

Kann ich mehrere Fahrten gemeinsam abrechnen?

Ja. Wählen Sie passende Fahrten eines Kunden für ein Dokument aus oder erstellen Sie Rechnungen für einen Zeitraum. Die Stapelerstellung gruppiert nach Kunde und trennt Währungen sowie steuerliche Preisgrundlagen. Prüfen Sie die Entwürfe vor der Ausstellung, insbesondere bei unterschiedlichen Abrechnungsbedingungen.

Löst eine Rechnungskorrektur eine Rückzahlung aus?

Die Rechnungskorrektur verringert den berechneten Betrag und dokumentiert den Grund dafür. Ihre Ausstellung überweist selbst kein Geld an den Kunden zurück. Prüfen Sie bei einer Zahlungsrückfrage sowohl die Berichtigung als auch eine tatsächlich erfolgte Erstattung, um den Vorgang vollständig nachzuvollziehen.

Kann ich eine ausgestellte Rechnung bearbeiten?

Bereiten und prüfen Sie die Rechnung als Entwurf. Nach der Ausstellung ist ihr finanzieller Inhalt geschützt; eine Verringerung erfolgt über eine zugeordnete Rechnungskorrektur. So bleiben die ursprüngliche Rechnung und die nachträgliche Änderung als getrennte Dokumente erhalten und lassen sich gemeinsam nachvollziehen.

Wie erfasse ich eine Teilzahlung?

Öffnen Sie die Rechnung und erfassen Sie den eingegangenen Betrag, das Zahlungsdatum, die Zahlungsart und die Referenz. Liegt der Betrag unter dem offenen Saldo, zeigt die Rechnung den verbleibenden Rest. Sie dokumentieren einen Zahlungseingang; das Erfassen einer Überweisung löst keine Banktransaktion aus.

Erstellen Sie Ihre nächste Rechnung aus Fahrten

Übernehmen Sie Ihre Kundendaten, prüfen Sie den Entwurf und behalten Sie Zahlungen und Korrekturen beim Dokument.

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