Van e-mail naar boeking

De rit staat al in de e-mail. Begin daar.

Je klant heeft de ritgegevens al opgeschreven. TransferCRM zet herkende gegevens in het boekingsformulier, toont de e-mail ernaast en laat je de rit controleren voordat je de boeking opslaat.

Gratis uitproberenOpen de live demo

Inbegrepen in elk abonnement

  • Originele e-mail naast het formulier
  • Onzekere gegevens blijven suggesties
  • Jij bepaalt wanneer je opslaat

Ingevulde velden zijn gemarkeerd en terug te draaien. Onzekere waarden zijn voorstellen.

Vanuit je inbox

Werk aanvragen uit tot boekingen

Een hotel vraagt een luchthaventransfer aan. Een assistent stuurt het reisschema van een gast door. Verzamel die aanvragen in je werkomgeving en plan je chauffeursdiensten vanuit het originele bericht.

  • Behoud je eigen e-mailadres

    Stuur inkomende aanvragen door naar het ontvangstadres van je werkomgeving. De instelhulp begeleidt je bij het doorsturen, zodat klanten het vertrouwde e-mailadres kunnen blijven gebruiken.

  • Bericht en formulier naast elkaar

    Begin een boeking vanuit een ontvangen e-mail en lees de oorspronkelijke tekst naast het formulier. Vergelijk ophaaladres, bestemming en instructies zonder terug te gaan naar je mailprogramma.

  • Herken de klant

    We zoeken een bestaande klant bij de afzender. Als een doorgestuurd bericht de oorspronkelijke schrijver herkenbaar vermeldt, helpt die informatie je bepalen voor wie je de rit boekt.

  • Behandel elke rit apart

    Herkent de uitlezer meerdere ritten, waaronder een retour, dan kun je voor elke rit een formulier openen. Je controleert en bewaart ze afzonderlijk vanuit hetzelfde bericht.

Gegevens controleren

Minder overtypen, met de bron erbij

Onze uitlezer herkent boekingsgegevens met vaste regels. Duidelijke waarden kunnen onaangeraakte velden vullen; andere blijven suggesties. Bij elke waarde kun je de bijbehorende woorden in het bericht bekijken.

  • Neem ritgegevens over

    Ondersteunde gegevens zijn onder meer ophaaladres, bestemming, datum, tijd, vluchtnummer, passagiers en bagage. Wat verschijnt, hangt af van de inhoud en hoe duidelijk die wordt herkend.

  • Bekijk waar een waarde vandaan komt

    Elke uitgelezen waarde bevat de passage waaruit die is overgenomen. Vergelijk het voorstel met de woorden van je klant voordat je het gebruikt in het boekingsformulier.

  • Beslis over onduidelijke gegevens

    Een onduidelijk gegeven wordt ter controle voorgesteld. Je kiest of je het overneemt, aanpast of pas invult nadat je de ontbrekende informatie bij je klant hebt nagevraagd.

  • Behoud je eigen wijzigingen

    Velden die je invult, kiest of leegmaakt, zijn beschermd tegen automatisch invullen. Overgenomen waarden kun je afzonderlijk of samen terugdraaien, terwijl je eigen wijzigingen behouden blijven.

Boeking afronden

Maak van een gecontroleerde aanvraag een rit

De e-mail is het begin; je gebruikelijke boekingsformulier maakt het werk af. Controleer de route, vul ontbrekende gegevens aan en sla de boeking op voor je planning.

  • Sla op via het vertrouwde formulier

    Je rondt de rit af in hetzelfde formulier als andere boekingen. Controleer adressen, klantgegevens en prijs voordat je de rit toevoegt aan het dagelijkse werk van je team.

  • Houd de e-mail gekoppeld

    De opgeslagen boeking bewaart de verwijzing naar de oorspronkelijke e-mail. Het bericht toont de aangemaakte boekingen, zodat je team vanuit een rit de bijbehorende aanvraag kan terugvinden.

  • Zie eerder geboekte ritten

    Voordat je nog een boeking voor dezelfde herkende rit opslaat, toont het formulier bestaande boekingen en vraagt het om bevestiging. Je beslist met de eerdere boekingen in beeld.

  • Beoordeel verzoeken om wijzigingen

    Een herkend wijzigingsverzoek leidt naar een bestaande boeking ter controle. Voorgestelde wijzigingen wachten op jouw besluit; bij een onduidelijke verwijzing kies je zelf de betreffende boeking.

Gerelateerde functies

Bekijk alle functies

Veelgestelde vragen

Maakt een binnenkomende e-mail automatisch een boeking?

Je maakt de boeking door het formulier te controleren en op te slaan. De uitlezer bereidt herkende gegevens voor en maakt onderscheid tussen waarden die velden kunnen vullen en suggesties die jouw besluit vragen. Het originele bericht blijft beschikbaar om de aanvraag te controleren voordat de rit in je werkproces terechtkomt.

Moeten we onze zakelijke mailbox vervangen?

Je behoudt je mailbox en stuurt binnenkomende aanvragen door naar het ontvangstadres in TransferCRM. De instelhulp legt uit hoe je dat doet. Klanten blijven hetzelfde adres gebruiken, terwijl je team de ontvangen aanvragen in de inbox van je werkomgeving behandelt en daar het boekingsformulier opent.

Wat gebeurt er als een e-mail onduidelijk is?

Gegevens die niet voldoende zeker worden herkend, blijven suggesties of vragen om handmatige invoer. Bekijk de bronpassage, pas het formulier aan en vraag ontbrekende informatie na bij je klant. Dat helpt vooral wanneer een bericht meerdere datums of tijden noemt en niet duidelijk is welke bij het ophalen hoort.

Kan één e-mail een heenrit en terugrit bevatten?

Ja. Als beide ritten worden herkend, biedt het bericht voor elke rit een eigen boekingsactie. Je controleert en bewaart de ritten afzonderlijk. Boekingen die al voor een herkende rit zijn gemaakt, blijven zichtbaar. Zo zie je wat geboekt is en welke rit nog aandacht nodig heeft.

Welk abonnement bevat deze functie?

Boeken vanuit e-mail is vanaf Starter onderdeel van het gewone boekingsproces. Je kunt aanvragen ontvangen in je werkomgeving, de met regels herkende gegevens controleren en boekingen opslaan. Andere functies die je daarna gebruikt, vallen onder hun eigen abonnementvoorwaarden, zoals vermeld op de abonnementenpagina.

Begin met je volgende aanvraag per e-mail

Ontvang het bericht, controleer de rit en sla de boeking op.

Start uw gratis proefperiodeVergelijk abonnementen in detail

Geen creditcard. 14 dagen gratis. Op elk moment opzegbaar.