Buchung aus einer E-Mail

Die Fahrt steht in der E-Mail. Beginnen Sie dort.

Ihr Kunde hat die Fahrtdaten bereits aufgeschrieben. TransferCRM übernimmt erkannte Angaben in das Buchungsformular, zeigt die E-Mail daneben und lässt Sie die Fahrt vor dem Speichern prüfen.

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In jedem Tarif enthalten

  • Originalnachricht neben dem Formular
  • Unklare Angaben bleiben Vorschläge
  • Sie entscheiden über das Speichern

Ausgefüllte Felder sind markiert und rücksetzbar. Unklare Werte sind Vorschläge.

Aus Ihrem Posteingang

Aus eingehenden Anfragen werden prüfbare Aufträge

Ein Hotel bestellt einen Flughafentransfer, eine Assistenz leitet den Reiseplan eines Gastes weiter. Bearbeiten Sie solche Anfragen für Ihren Mietwagenbetrieb direkt anhand der ursprünglichen Nachricht.

  • Ihre E-Mail-Adresse bleibt

    Leiten Sie eingehende Anfragen an die Empfangsadresse Ihres Arbeitsbereichs weiter. Die Einrichtung führt Sie durch die Weiterleitung; Ihre Kunden schreiben weiterhin an die bekannte Adresse.

  • Nachricht und Formular nebeneinander

    Öffnen Sie aus einer eingegangenen E-Mail einen Auftrag. Der Originaltext steht neben dem Formular, damit Sie Abholort, Ziel und Hinweise ohne Wechsel ins E-Mail-Programm vergleichen können.

  • Den Kunden zuordnen

    Wir suchen nach einem bestehenden Kunden zum Absender. Ist in einer weitergeleiteten Nachricht der ursprüngliche Verfasser erkennbar, hilft Ihnen dieser Zusammenhang bei der Prüfung des Auftraggebers.

  • Jede Fahrt einzeln bearbeiten

    Erkennt die Auswertung mehrere Fahrten, auch eine Rückfahrt, lässt sich für jede ein eigenes Formular öffnen. Sie prüfen und speichern die Fahrten derselben Nachricht einzeln.

Angaben prüfen

Weniger abtippen, die Quelle im Blick

Unsere Auswertung erkennt Buchungsangaben anhand von Regeln. Eindeutige Werte können unberührte Felder füllen, andere bleiben Vorschläge. Zu jedem Wert sehen Sie die passende Textstelle.

  • Fahrtdaten übernehmen

    Erkannt werden unter anderem Abholort, Ziel, Datum, Uhrzeit, Flugnummer, Fahrgastzahl und Gepäck. Welche Angaben erscheinen, hängt vom Inhalt der Nachricht und ihrer eindeutigen Erkennbarkeit ab.

  • Die Textstelle nachlesen

    Jeder ausgelesene Wert verweist auf die zugehörige Passage. Vergleichen Sie den Vorschlag mit den Worten Ihres Kunden, bevor Sie ihn im Buchungsformular übernehmen.

  • Unklare Angaben selbst entscheiden

    Nicht eindeutige Angaben werden zur Prüfung vorgeschlagen. Sie entscheiden, ob Sie den Wert übernehmen, korrigieren oder das Feld nach einer Rückfrage beim Kunden ausfüllen.

  • Eigene Änderungen behalten

    Eingegebene, ausgewählte oder geleerte Felder sind vor automatischem Ausfüllen geschützt. Aus der Nachricht übernommene Werte lassen sich einzeln oder gemeinsam zurücknehmen; Ihre eigenen Änderungen bleiben erhalten.

Auftrag abschließen

Aus der geprüften Anfrage wird eine gebuchte Fahrt

Die E-Mail liefert den Ausgangspunkt. Im gewohnten Buchungsformular prüfen Sie die Strecke, ergänzen fehlende Angaben und speichern den Auftrag für Ihre Disposition.

  • Im gewohnten Formular speichern

    Sie schließen den Auftrag im selben Formular wie andere Buchungen ab. Prüfen Sie Adressen, Kundendaten und Preis, bevor die Fahrt in Ihren täglichen Ablauf aufgenommen wird.

  • Die Nachricht bleibt zugeordnet

    Der gespeicherte Auftrag behält seine Quellnachricht. Die E-Mail zeigt die daraus erstellten Aufträge, damit Ihr Team von einer Buchung zur ursprünglichen Anfrage zurückfinden kann.

  • Bereits gebuchte Fahrten sehen

    Vor einem weiteren Auftrag für dieselbe erkannte Fahrt zeigt das Formular vorhandene Aufträge und fragt nach. So entscheiden Sie mit Kenntnis der bereits gespeicherten Buchungen.

  • Änderungswünsche prüfen

    Ein erkannter Änderungswunsch führt zur Prüfung einer bestehenden Buchung. Vorgeschlagene Änderungen warten auf Ihre Entscheidung; ist die Zuordnung unklar, wählen Sie den betreffenden Auftrag selbst.

Verwandte Funktionen

Alle Funktionen ansehen

Häufige Fragen

Erstellt eine eingehende E-Mail automatisch einen Auftrag?

Sie erstellen den Auftrag, indem Sie das Formular prüfen und speichern. Die Auswertung bereitet erkannte Angaben vor und unterscheidet automatisch einsetzbare Werte von Vorschlägen. Die Originalnachricht steht zum Vergleich bereit. Ihr Team kann damit die Wünsche des Kunden kontrollieren, bevor die Fahrt in den Arbeitsablauf aufgenommen wird.

Müssen wir unser bisheriges Postfach ersetzen?

Sie behalten Ihr Postfach und leiten eingehende Anfragen an die in TransferCRM angezeigte Empfangsadresse weiter. Die Einrichtung enthält Anleitungen zur Weiterleitung. Ihre Kunden nutzen weiterhin dieselbe Adresse. Ihr Team bearbeitet die eingegangenen Anfragen im Posteingang des Arbeitsbereichs und öffnet dort das Buchungsformular.

Was passiert bei unklaren Angaben?

Angaben, die sich nicht hinreichend sicher erkennen lassen, bleiben Vorschläge oder werden manuell ergänzt. Lesen Sie die Quellpassage, korrigieren Sie das Formular und klären Sie fehlende Informationen mit Ihrem Kunden. Das hilft insbesondere dann, wenn mehrere Daten oder Uhrzeiten genannt werden und die Abholzeit daraus nicht eindeutig hervorgeht.

Kann eine E-Mail Hin- und Rücktransfer enthalten?

Ja. Werden beide Fahrten erkannt, bietet die Nachricht für jede eine eigene Buchungsaktion an. Sie prüfen und speichern jede Fahrt separat. Bereits aus einer erkannten Fahrt erstellte Aufträge bleiben sichtbar. So sehen Sie, was schon gebucht ist und welche Fahrt noch bearbeitet werden muss.

Ab welchem Tarif ist die Funktion enthalten?

Buchungen aus E-Mails sind ab Starter Teil der grundlegenden Auftragsbearbeitung. Sie empfangen Anfragen im Arbeitsbereich, prüfen die regelbasiert erkannten Angaben und speichern Aufträge. Für weitere Funktionen, die Sie anschließend verwenden, gilt die jeweilige Tarifzuordnung auf unserer Tarifseite.

Beginnen Sie mit der nächsten Buchungsanfrage

Empfangen Sie die Nachricht, prüfen Sie die Fahrt und speichern Sie den Auftrag.

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