Procédure à imprimer
Vérifier chaque étape
Nous réunissons les informations utiles pour que votre équipe puisse vérifier les faits avant de poursuivre.
Prise en charge aéroport — la procédure du dispatcheur
À la réservation : numéro de vol saisi et rattaché ; l'heure de prise en charge est liée au vol, pas tapée en texte libre.
La veille : affectation confirmée — chauffeur, classe de véhicule, nom pour le panneau ; demandes particulières (siège enfant, bagages supplémentaires) préparées.
Environ 90 minutes avant l'atterrissage : vérifier que le vol est suivi et l'ETA en direct ; réaffecter à l'avance si le planning a changé.
En cas de retard : la prise en charge se décale avec l'ETA réelle ; confirmer que le chauffeur a accusé réception de la notification.
Atterrissage : le chauffeur passe en « sur place » ; si le statut manque, appeler avant que le passager ne sorte des arrivées — pas après.
Compteur d'attente : surveiller l'attente incluse à partir du plus tardif des deux moments : l'heure de prise en charge réservée ou l'arrivée du chauffeur ; prévenir le client de l'attente facturée avant qu'elle ne commence.
Procédure no-show : une fois l'attente incluse épuisée, dérouler la procédure de contact (appeler le passager, appeler le donneur d'ordre, documenter les tentatives) avant de libérer la voiture.
Clôture : lorsque la facturation automatique est activée, une course terminée peut déclencher l'émission de sa facture ; les courses partenaires conservent leur référence pour la facture consolidée.
Chaque horodatage de ce flux constitue aussi votre piste de preuve — pour le client, et pour les obligations d'enregistrement qu'imposent la plupart des régimes européens.