Werkprocedure om af te drukken
Loop de stappen na
We brengen de benodigde gegevens bij elkaar, zodat je team de feiten kan controleren voordat het verdergaat.
Sluit de maand af met afgestemde bedragen
Bepaal de periode Verantwoordelijke: Kantoormanager. Akkoord als: Begin- en einddatum, bedrijfstijdzone en de persoon die de controle goedkeurt zijn vastgelegd.
Controleer de ritten van de maand Verantwoordelijke: Planning. Akkoord als: Ritstatussen, annuleringen, wachttijden en extra's komen overeen met de vastgelegde uitvoering.
Controleer nog te factureren ritten Verantwoordelijke: Facturatie. Akkoord als: Elke te factureren afgeronde rit heeft een factuur of vastgelegde uitzondering; concepten zijn gecontroleerd. TransferCRM: Facturen → Nog niet gefactureerd groepeert afgeronde ritten per klant en valuta.
Stem ontvangsten en terugbetalingen af Verantwoordelijke: Boekhouding. Akkoord als: Boekingen sluiten aan op bank, betaalprovider en kas; verschillen staan op een lijst.
Stem elke partnerrekening af Verantwoordelijke: Partnerbeheer. Akkoord als: Afgesproken kosten, valuta's, ontvangen ritgelden en eerdere betalingen kloppen; ontbrekende gegevens hebben een verantwoordelijke. TransferCRM: Afrekeningen → Onderaannemers toont de volgende afrekening en onopgeloste posten.
Geef de gecontroleerde partnerafrekeningen uit Verantwoordelijke: Boekhouding. Akkoord als: Uitgegeven afrekeningen en saldi sluiten aan op de controle; uitgestelde posten zijn apart vastgelegd.
Controleer elke chauffeursafrekening Verantwoordelijke: Chauffeurscoördinator. Akkoord als: Vergoeding, fooien, te vergoeden onkosten en eerdere uitbetalingen kloppen; contant ritgeld is apart afgestemd. TransferCRM: Afrekeningen → Chauffeurs neemt alleen goedgekeurde, te vergoeden onkosten mee.
Leg uitgevoerde betalingen vast Verantwoordelijke: Boekhouding. Akkoord als: Elke vastgelegde uitbetaling heeft een overschrijvingsbewijs met de juiste ontvanger, het juiste bedrag en de juiste valuta.
Bewaar de controle en openstaande punten Verantwoordelijke: Kantoormanager. Akkoord als: Documenten, goedkeuring en uitzonderingen zijn opgeslagen; elk openstaand punt heeft een verantwoordelijke en deadline.
Houd totalen per valuta apart. Controleer de gebruikte wisselkoers voordat u bedragen in verschillende valuta's vergelijkt.