Arbeitsablauf zum Ausdrucken
Schritt für Schritt prüfen
Wir bündeln die relevanten Angaben, damit Ihr Team die Fakten vor dem nächsten Schritt prüfen kann.
Schließen Sie den Monat mit abgestimmten Zahlen ab
Legen Sie den Zeitraum fest Zuständig: Büroleitung. Erledigt, wenn: Beginn, Ende, Unternehmenszeitzone und die für die Freigabe verantwortliche Person sind dokumentiert.
Prüfen Sie die Fahrten des Monats Zuständig: Disposition. Erledigt, wenn: Status, Stornierungen, Wartezeiten und Zusatzleistungen entsprechen dem dokumentierten Fahrtverlauf.
Prüfen Sie noch nicht berechnete Fahrten Zuständig: Fakturierung. Erledigt, wenn: Jede abzurechnende abgeschlossene Fahrt hat eine Rechnung oder einen dokumentierten Ausnahmegrund; Entwürfe sind geprüft. TransferCRM: Rechnungen → Noch nicht abgerechnet gruppiert abgeschlossene Fahrten nach Kunden und Währungen.
Gleichen Sie Zahlungen und Erstattungen ab Zuständig: Buchhaltung. Erledigt, wenn: Erfasste Eingänge und Erstattungen stimmen mit Bank, Zahlungsanbieter und Kasse überein; Differenzen sind aufgelistet.
Stimmen Sie jedes Partnerkonto ab Zuständig: Partnerbetreuung. Erledigt, wenn: Vereinbarte Kosten, Währungen, Fahrgasteinnahmen und frühere Zahlungen stimmen; für fehlende Angaben ist jemand zuständig. TransferCRM: Abrechnungen → Subunternehmer zeigt die nächste Abrechnung und ungeklärte Positionen.
Stellen Sie geprüfte Partnerabrechnungen aus Zuständig: Buchhaltung. Erledigt, wenn: Ausgestellte Abrechnungen und Salden entsprechen der Prüfung; zurückgestellte Positionen sind gesondert dokumentiert.
Prüfen Sie jede Fahrerabrechnung Zuständig: Fahrerbetreuung. Erledigt, wenn: Vergütung, Trinkgelder, erstattungsfähige Auslagen und frühere Auszahlungen stimmen; Fahrgastbargeld ist separat abgestimmt. TransferCRM: Abrechnungen → Fahrer berücksichtigt nur genehmigte, erstattungsfähige Auslagen.
Erfassen Sie erfolgte Auszahlungen Zuständig: Buchhaltung. Erledigt, wenn: Für jede erfasste Auszahlung liegt eine Überweisungsbestätigung mit passendem Empfänger, Betrag und Währung vor.
Sichern Sie Prüfung und offene Punkte Zuständig: Büroleitung. Erledigt, wenn: Belege, Freigabe und Ausnahmeliste sind abgelegt; jeder offene Punkt hat eine zuständige Person und Frist.
Führen Sie Summen je Währung getrennt. Prüfen Sie vor einem Währungsvergleich den verwendeten Umrechnungskurs.